کاهش حجم فایل‌های آفیس حاوی عکس

|
۰ دیدگاه
office word

در این مطلب به شما خواهیم آموخت که چطور حجم فایل‌های آفیس را، که حاوی تصاویر هستند، کاهش دهیم

به گزارش کلیک، اگرچه امروزه با وجود سرعت بالای اینترنت و هارد دیسک‌های با حجم بالا و امکان آپلود اطلاعات در فضای ابری (Cloud) رایگان، این قضیه چندان با اهمیت جلوه نمی‌کند، اما گاهی اوقات ممکن است در شرایط خاصی قرار داشته باشیم. به عنوان مثال تصور کنید که تصمیم داردید فایل مورد نظر خود را از طریق ایمیل دریافت یا ارسال کنید و یا ممکن است که فضای کافی در هارد دیسک شما وجود نداشته باشد. دلیلش هر چه که باشد مهم نیست. اگر شما فایل‌های آفیسی دارید که حاوی تصاویر هستند، شما می‌توانید به طور قابل توجه‌ای حجم این فایل‌ها را کاهش دهید.

تا پیش از این نرم‌افزار آفیس در پشت پرده و بدون آن که شما متوجه شوید تلاش می‌کرد تا فایل‌هایی تولید کند که دارای حجم کمی باشند. اما امروزه فایل‌های جدید که دارای پسوند DOCX هستند، دقیقا مانند فایل‌های ZIP عمل کرده و محتویات فایل را فشرده می‌کنند. نکته‌ای که خیلی جالب به نظر می‌رسد و ممکن است خیلی از شما از آن بی‌خبر باشید این است که تمام تصاویر و متن‌هایی که در فایل شما بیشتر از یک بار تکرار می‌شوند، تنها یک بار در فایل مورد نظر ذخیره خواهند شد و این عمل کمک بسیار بزرگی در کاهش حجم فایل‌ها خواهد کرد. بنابراین چنان‌چه فایل‌های شما در نسخه‌های جدید نرم‌افزارهای مجموعه آفیس، حجم بسیار بالایی دارند علت آن این است که شما در فایل‌های خود از تعداد زیاد و مختلفی از تصاویر استفاده کرده‌اید.

البته نگران نباشید. نرم‌افزارهای آفیس تعدادی ابزار آسان به شما پیشنهاد می‌کنند تا بوسیله آن‌ها بتوانید حجم تصاویر را بررسی کنید. در این مطلب ما از آفیس ۲۰۱۶ (مخصوصا word 2016) برای مثال‌های خود استفاده می‌کنیم. اما شما می‌توانید ابزارهای معرفی شده را در سایر نرم‌افزارهای آفیس مانند اکسل و پاورپوینت نیز پیدا کنید. حتی این ابزارها در نسخه‌های قبلی آفیس تا نسخه ۲۰۱۰ موجود است.

فشرده‌سازی تصاویر در فایل آفیس

اولین گامی که باید در کاهش حجم فایل‌هایی که حاوی عکس هستند، بردارید این است که عکس‌ها را فشرده کنید. هر کدام از نرم‌افزارهای آفیس ابزار مخصوص به خود را برای این کار پیشنهاد می‌دهند. در این جا ما از نرم‌افزار Word استفاده می‌کنیم و در ادامه نیز بر اساس همین نرم‌افزار آموزش را ادامه خواهیم داد. اما همان‌طور که پیش‌تر نیز گفته شد این ویژگی‌ها دقیقا در همین مکان‌ها در سایر نرم‌افزارهای آفیس قابل دسترسی هستند.

در ابتدا سند (document) مورد نظر خود را باز کنید و بر روی تصویر مورد نظر خود کلیک کنید تا به حالت انتخاب در آید. بعد از انتخاب تصویر در قسمت نوار ابزار Word یک منو به نام Format ظاهر می‌شود. این منو را انتخاب کنید.

word office

در منوی Format بر روی گزینه Compress Pictures کلیک کنید.

word office

در صورتی که قصد دارید فقط عکس انتخاب شده را فشرده کنید، در پنجره Compress Pictures گزینه Apply only to this picture را انتخاب کنید. زمانی که این گزینه غیرفعال باشد، باعث خواهد شد که عمل فشرده‌سازی بر روی تمام تصاویر شما اعمال شود. در صورتی که بخشی از عکس‌های خود را برش داده‌اید یا به اصطلاح crop کرده‌اید و می‌خواهید قسمت‌های برش داده شده حذف شوند، گزینه Delete cropped areas of pictures را انتخاب نمایید. توجه داشته باشید در صورتی که این گزینه را انتخاب کنید امکان برگشت به حالت قبل از حذف برش (undo) وجود ندارد. مگر این که مجدد عکس اصلی را در سند خود قرار دهید. هم‌چنین این امکان وجود دارد تا شما به صورت دلخواه میزان فشردسازی را که قرار است بر روی عکس انجام شود، انتخاب نمایید. سعی کنید تا جایی که ممکن است تصاویر خود را فشرده کنید (البته تا حدی که کیفیت تصویر برای شما قابل قبول است این کار را انجام دهید.) در نهایت زمانی که تنظیمات مورد نظر خود را انجام دادید بر روی گرینه OK کلیک کنید.

word office

زمان فشرده‌سازی تصاویر موجود در سند شما بستگی به تعداد آن‌ها دارد. زمانی که کار فشرده‌سازی به پایان رسید، سند خود را ذخیره کنید و حجم فایل جدید خود را ارزیابی کنید. اگر از تغییراتی که انجام داده اید، مطمئن نیستید، شما همیشه می‌توانید سند خود را به عنوان یک سند جدید با استفاده از گزینه Save As ذخیره کنید و سپس سایز فایل خود را با فایل اصلی مقایسه کنید.

حذف اطلاعات از تصاویر

نرم‌افزارهای آفیس ابزارهای فوق العاده‌ای برای ویرایش در خود جای داده‌اند که باعث خواهند شد شما دیگر نیازی به نصب نرم‌افزار‌های جانبی برای چنین اموری نداشته نباشید. زمانی که شما از آن‌ها استفاده می‌کنید نرم‌افزار Word عکس اصلی شما را حفظ می‌کند و هم‌چنان به شما اجازه خواهد داد تا کار ویرایش خود را انجام دهید. به طوری که اگر به هر دلیلی نظرتان تغییر کرد، می‌توانید با حالت قبل برگردید (undo) یا کاملا تصویر اولیه و اصلی خود را بازیابی کنید.

اگر شما از شیوه ویرایش تصاویر خود راضی هستید تمام اطلاعات مربوط به ویرایش شما، ذخیره می شود که این امر در نهایت باعث افزایش سایز فایل شما خواهد شد. اگر با فشرده‌کردن تصاویری که در سند شما وجود دارد حجم فایل شما به اندازه کافی کاهش پیدا نکرد، پیشنهاد می‌کنیم تا اطلاعات ذخیره شده  را که در مورد ویرایش تصاویر است از فایل خود حذف کنید. بار دیگر یادآوری می‌کنیم که شما می‌توانید قبل از این که کار ویرایش را شروع کنید سند خود را به عنوان یک فایل جدید ذخیره کنید تا در صورت نیاز بتوانید به فایل اصلی خود دسترسی داشته باشید.

در صورتی که سند شما در نرم‌افزار Word باز است بر روی منوی File کلیک کنید.

word office

در این منو گزینه Options را انتخاب کنید.

word office

در پنجره Options از میان گزینه‌های موجود در سمت چپ پنجره، گزینه Advanced را انتخاب کنید.

word office

در پنجره مربوط به بخش Advanced که در سمت راست قابل مشاهده است، به قسمت پایین بیایید و در قسمت Image Size and Quality گزینه Discard editing data را برگزینید. با انجام این کار دیگر در هنگام ذخیره سند، نرم‌افزار Word، اطلاعات مربوط به ویرایش تصاویر را در فایل شما ذخیره نخواهد کرد. علاوه بر این دو تنظیم دیگر در این قسمت وجود دارد. تنظیم اول که با عنوان Do not compress images in file قابل رویت است در واقع باعث می‌شود که هیچ کدام از تصاویر موجود در اسناد شما فشرده نشوند. بنابراین در صورتی که می‌خواهید از فشرده‌سازی تصاویر در اسناد خود جلوگیری کنید، این گزینه را تیک بزنید. هم‌چنین با استفاده از گزینه دوم که Default resolution نام دارد می‌توانید میزان وضوح تصویر و به عبارتی میزان فشرده‌سازی تصاویر خود را مشخص کنید. (البته شما همیشه می‌توانید در زمان فشرده‌سازی یک تصویر، میزان وضوح آن را بلافاصله در همان جا تعیین کنید.)

word office

زمانی که کار شما به پایان رسید فایل خود را ذخیره کنید. ( یا آن را به عنوان یک فایل جدید ذخیره کنید) و سپس سایز فایل جدید را بررسی کنید. احتمالا پس انجام مراحل گفته شده از حجم فایل شما به خوبی کاسته شده است.

در این مطلب آموزشی ما از یک فایل Word (با نام ۱.docx که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید) استفاده کردیم که حدودا شمال ۲۰ عکس با کیفیت بالا بود و در مجموع حجم فایل تقریبا ۴۸ مگابایت بود. بسیاری از آن تصاویر برش (crop) داده شدند، برخی از آن‌ها تغییر سایز پیدا کردند و بعضی دیگر نیز از طریق روش‌های دیگر ویرایش شدند. بعد از فشرده‌سازی تصاویر و حذف اطلاعات مربوط به ویرایش‌های انجام شده که در فایل ذخیره شده بود، فایل جدیدی به نام ۲٫docx ایجاد شد. این فایل که فایل فشرده شده است و در تصویر زیر مشاهده می کنید کمتر از ۳۵ مگابایت حجم دارد. می‌توان گفت تقریبا ۲۷ درصد از حجم فایل اصلی کاسته شده است. هم‌چنین با استفاده از سیستم فشرده‌سازی که در نرم‌افزار Word تعبیه شده است فایل ۲٫docx را زیپ (zip) کردیم. همانطور که میبینید تفاوتی بسیار اندکی بین فایل زیپ شده و فایل معمولی ۲٫docx وجود دارد که در نتیجه می‌توان از انجام این کار (zip کردن فایل) صرف‌نظر کرد.

word office

این تمام مراحلی بود که شما برای فشرده‌سازی و کاهش حجم فایل آفیس خود نیاز داشتید. از آن‌جایی که امروزه تصاویر با دوربین‌های با کیفیت گرفته می‌شوند حجم آن‌ها بالا است و در نتیجه می‌توانند به طور قابل ملاحظه‌ای در افزایش حجم فایل آفیس شما تاثیرگذار باشند. اما با استفاده از ابزارهای فشرده‌سازی که در داخل نرم‌افزارهای مجموعه آفیس تعبیه شده است و هم‌چنین حذف اطلاعات ذخیره شده مربوط به ویرایش تصاویر، شما قادر خواهید بود به راحتی حجم فایل‌هایی را که حاوی تصاویر هستند بدون استفاده از ابزارهای پیچیده کاهش دهید.

منبع: howtogeek

0 پسندیده شده
کارشناس ارشد مهندسی نرم افزار از دانشگاه MMU / مدرس زبان سی شارپ / مدیر وب سایت نیازمندی های مندبالا / علاقمند به استارتاپ ها و کسب و کارهای نوپا. پ.ن : عضو گروه موسیقی فولکلور گیله لوی :) کانال من، معرفی سایتها و اپلیکیشن های خلاق : https://telegram.me/creative_web_app
از این نویسنده

بدون دیدگاه

جهت ارسال پیام و دیدگاه خود از طریق فرم زیر اقدام و موارد زیر را رعایت نمایید:
  • پر کردن موارد الزامی که با ستاره قرمز مشخص شده است اجباری است.
  • در صورتی که سوالی را در بخش دیدگاه مطرح کرده باشید در اولین فرصت به آن پاسخ داده خواهد شد.