چرا باید از ارسال ایمیل های کاری در اولین روز هفته خودداری کرد؟

تجربه ثابت کرده است که بیشتر کارمندان به محض آغاز هفته به حساب کاربری خود هجوم برده و شروع به ارسال ایمیل کاری می کنند، ولی بهتر است بدانید که این بدترین نتیجه را به همراه دارد، علت این امر چیست و بهترین زمان برای ارسال ایمیل کاری کدام روز در هفته است؟

کلیک– اگر از جمله افرادی هستید که ارسال ایمیل های کاریتان را به روز شنبه ساعت ۸ صبح  موکول می کنید بهتر است دست نگه دارید، چون بدترین روز برای ارسال ایمیل کاری را انتخاب کردیه اید؛ براساس تحقیق جدیدی که توسط کمپانی بومرنگ انجام شده است و در این تحقیق ۲۵۰ هزار ایمیل را مورد بررسی قرار گرفته است، نتیجه ی جالبی از این موضوع به دست آمده است. این تحقیق نشان می دهد  که اکثر افراد در نخستین روز کاری هفته بسیار مستعد اشتباه هستند.
کمپانی بومرنگ تحقیق همه جانبه ای انجام داد، بخصوص بر روی عنوانی که در بخش موضوع یا Subject ایمیل ها ذکر شده بود دقت کرد. و جالب اینجا بود که در روز اول هفته احتمال تایپ سریع این بخش و اشتباه در تایپ و هجی کلمات بسیار زیاد است. کلا به نظر می آمد در اولین روز کاری هفته، میزان اشتباه دو واحد بیش از نرخ اشتباه در آخرین روز کاری هفته است. بر این اساس بهترین روز برای پاسخگویی ایمیل ها در ایام آخر هفته است که در طی آن نرخ اشتباه شش واحد کمتر از میزان اشتباه در نخستین روز هفته است. به نظر می آید علت افت میزان اشتباه حس آرامش و استراحتی است که در پایان هفته داریم.
یکی دیگر از مواردی که  کمپانی بومرنگ در تحقیق خود متوجه آن شد، این بود که در نخستین روز هفته عناوین ایمیل ها از حس منفی گرایی بیشتری برخوردارند. تمام این مطالعات به نرخ پاسخگویی مرتبط می شوند. وقتی در بخش موضوع ایمیل هایی که در نخستین روز هفته ارسال می شوند اشتباهی دیده شود، احتمال پاسخگویی مردم به آن ایمیل ۱۴% کاهش می یابد. بر اساس این تحقیق، اگر در بخش موضوع ایمیل یک اشتباه به چشم بخورد در مجموع میزان پاسخ به آن ایمیل ۵% کاهش می یابد. اما اگر تعداد اشتباهات به ۵ یا بیشتر برسد، نرخ دریافت پاسخ ۱۱% افت پیدا می کند.
نظریه ای وجود دارد که نشان می دهد چرا نخستین روز کاری هفته برای ارسال ایمیل مناسب نیستند.
بطور معمول پس از پشت سر گذاشتن تعطیلات آخر هفته، تمایل بیشتری برای برخوردهای جدی تر داریم. بطور معمول ایمیل هایی که در ابتدای هفته ارسال می شوند تندتر و بی پرواتر هستند.

این را هم در نظر داشته باشید که اولین روز کاری هفته معمولا روز بسیار شلوغی است. شما باید در جلسات شرکت کنید، اولویت ها را تعیین کنید، پروژه های جدید را راه بیاندازید، به حساب و کتاب روزهای آتی نگاهی داشته باشید و … از آنجایی که برای بسیاری از ما ارسال ایمیل بسیار راحت است، سعی می کنیم ابتدا به سراغ ایمیل ها برویم و بعد سایر امور را به انجام برسانیم. از طرفی هم خیلی ها تصور می کنند ارسال ایمیل بیشتر به معنی کارآیی بیشتر است.

حال که این وضعیت وجود دارد، بهترین روز برای ارسال ایمیل چه روزی است؟

ارسال ایمیل

توصیه ی کارشناسان این است که روز اول هفته را به امور مهم تر اختصاص دهید. بسیاری از متخصصان معتقدند برای افزایش کارآیی باید ابتدا امور مهم تر را به پایان برسانید و از انجام امور بر اساس فهرستی که بسیاری از موارد آن از اهمیت خاصی هم برخوردار نیستند پرهیز کنید. یکی از مشکلاتی که ارسال ایمیل در روز دوم هفته ایجاد می کند این است که گیرنده ایمیل یک روز فرصت کمتری برای پاسخگویی خواهد داشت. توصیه این است که روز اول کاری فقط ایمیل های بسیار ضروری و مهم را ارسال کنید و بقیه ایمیل ها را به روز دیگری موکول کنید. شاید موضوع اصلی این باشد که اگر بخواهید تعداد زیادی ایمیل را در ابتدای هفته ارسال کنید به دلیل حجم زیاد کارها در آن روز، ایمیل ها را با عجله ارسال می کنید و احتمال خطا بسیار افزایش می یابد.

شاید روش دیگری که می تواند شما را از وظیفه نه چندان خوشایند ارسال ایمیل برهاند، تماس تلفنی و مذاکره با فرد مورد نظر باشد. اینگونه ارتباطات می توانند بسیار تاثیرگذارتر از ایمیل باشند.البته تماس های تصویری می تواند بهترین راه برای مذاکره باشد.

یک دیدگاه