نحوه ایجاد، زمان بندی و برگزاری جلسه در مایکروسافت تیمز

همانطور که می دانید مایکروسافت تیمز امکان برگزاری و تنظیم یک جلسه امن با کارمندان و مشتریان را فراهم می آورد؛ بطوریکه می توان افراد را سریعا به یک جلسه عمومی یا خصوصی دعوت کرد. ما در ادامه نحوه کار با این پلتفرم را به شما آموزش می دهیم.

نحوه ایجاد یک جلسه در Microsoft Teams

شما می توانید با خرید اشتراک، از مزایای کامل مایکروسافت تیمز بهره مند شوید. اگر از نسخه دسکتاپ یا اپلیکیشن وب تیمز استفاده می کنید، کافی است تا برای ایجاد جلسه به تب Calendar در قسمت چپ صفحه رفته و گزینه Meet now را بزنید.

پس از انتخاب نام دلخواه برای جلسه، با استفاده از دکمه های لغزنده کنار گزینه های ویدیو و صدا، آن ها را فعال یا غیر فعال کنید.

اگر می خواهید تا قبل از شروع جلسه تنظیمات لازم را اعمال کرده و یا کیفیت تماس را بررسی کنید، باید به قسمت Custom Setup بروید. پایین Other Join Options دو گزینه وجود دارد که یکی از آن ها صدا را قطع و وصل کرده و دیگری امکان شماره گیری اعضا برای پیوستن به جلسه را فراهم می آورد. هنگامه که همه چیز آماده شد، روی Join Now کلیک کنید.

به محض شروع جلسه، می توانید نام افراد را در قسمت Invite Someone تایپ کنید تا آن ها نیز به شما ملحق شوند. همانطور که گفتیم شما برای ایجاد جلسه حتما باید اشتراک مایکروسافت میتز را خریداری کرده باشید، اما افرادی که در سازمان شما قرار دارند می توانند بدون پرداخت پول به شما ملحق شوند.

برای دعوت کردن افراد خارج از سازمان، باید روی آیکون Link در کنار Invite Somein کلیک کنید تا دو لینک کپی و دعوت در کلیپ بورد ذخیره شود.

نوار منو که در پایین صفحه قرار گرفته، امکان دسترسی سریع به پنل ها و گزینه های کنترلی مختلف را برای شما فراهم می آورد. این آیکون ها از سمت چپ به راست به ترتیب بیانگر مدت زمان جلسه، روشن کردن دوربین، فعال سازی میکروفون، به اشتراک گذاری صفحه یا برنامه های مختلف، دسترسی به گزینه های کنترلی، اعلام آمادگی (بالا بردن دست)، نماییش پیام های نوشتاری در جلسه، اعلام حضور و پایان تماس هستند.

قابلیت زمان بندی جلسه ها در نسخه موبایل مایکروسافت تیمز نیز در نظر گرفته شده اما امکان استفاده از ویژگی Meet Now در حال حاضر روی اندروید و iOS وجود ندارد. برای برقراری تماس صوتی و تصویری با افراد درون سازمانی، به صفحه اصلی اپلیکیشن Teams روی موبایل رفته و به ترتیب گزینه های More، Calls و Make a Call را بزنید. پس از وارد کردن نام مخاطبین مورد نظر، روی یکی از گزینه های Video یا Audio Call ضربه بزنید.

نحوه زمان بندی جلسه در نسخه دسکتاپ مایکروسافت تیمز

برای زمان بندی جلسات مجددا باید اشتراک ویژه داشته باشید. یکی از ساده ترین راه ها برای آگاهی از وضعیت همکاران، استفاده از تب Calendar است. این ویژگی در نسخه رایگان اپلیکیشن وجود ندارد. پس از رفتن به Calendar روی New Meeting کلیک کنید تا فرم مربوطه برای شما ظاهر شود.

روش دیگر برای دسترسی به فرم زمان بندی، کلیک روی فضاهای خالی موجود در تقویم است. این فرم به صورت پیشفرض نیم ساعت آینده را به عنوان زمان برگزاری جلسه انتخاب می کند. اگر می خواهید با بیش از یک نفر گفتگوی آنلاین داشته باشید، به تب Chat رفته و با کلیک روی Schedule A Meeting، کلیه افراد حاضر در چت را به جلسه دعوت کنید.

شما می توانید در فرم مذکور، جزییات و اطلاعات بیشتری را وارد کنید؛ مانند نام جلسه، افزودن شرکت کنندگان، تنظیم زمان و تاریخ مناسب، تعداد برگزاری جلسات، تخصیص یک کانال یا مکان فیزیکی و اضافه کردن جزییات لازم در کادر پایین صفحه.

اگر نمی توانید با توجه به برنامه کاری افراد، زمان مناسب برای جلسه را تعیین کنید، به تب Scheduling Assistant بروید تا تقویم کلیه شرکت کنندگان برای شما به نمایش در بیاید. در پایان گزینه Save را بزنید تا زمان مناسب برای برگزاری جلسه ثبت شود.

نحوه زمان بندی جلسه در نسخه موبایل مایکروسافت تیمز

اگر اشتراک Microsoft Teams را دارید، می توانید از طریق دستگاه های اندرویدی و همینطور آیپد و انواع نیز نسبت به زمان بندی جلسات اقدام کنید. برای این کار به تب Calendar رفته و روی آیکون Schedule A Meeting ضربه بزنید.

حال فرمی به نام New Event برای شما به نمایش در می آید که می توان از طریق آن نام جلسه، اسامی افراد حاضر و زمان و تاریخ را انتخاب کرد. اگر نمایل داشته باشید می توانید کانال مربوط به جلسه را نیز ایجاد کنید تا سایر افراد توانایی پیوستن به رویداد را داشته باشند. شما همچنین قادر خواهید بود تا مکان فیزیکی و تعداد برگزاری جلسات را انتخاب کرده و در صورت لزوم، توضیحات دلخواه را به کادر اضافه کنید. در پایان روی گزینه Done واقع در گوشه سمت راست و بالای تصویر ضربه بزنید.

دقت کنید که اگر عملیات مذکور با موفقیت انجام شده باشد، اعلان موقت Event Created Successfully برای شما به نمایش در می آید.