به اشتراک‌گذاری فایل‌های متنی ایجاد شده با Word با استفاده از OneDrive

رسانه کلیک – جدای از استفاده از روش‌های سنتی برای ارسال و به اشتراک گذاری سند متنی مثل استفاده از ایمیل، امکان به اشتراک‌گذاری فایل‌های متنی ایجاد شده با استفاده از مایکروسافت Word از طریق OneDrive نیز وجود دارد. برای این کار ابتدا باید در OneDrive یک حساب کاربری ایجاد کنید.

ذخیره فایل متنی در cloud کار چندان سخت و دشواری نیست. برای این کار همان‌طور که گفته شد باید یک اکانت OneDrive ایجاد کنید. اگر در Microsoft 365 و یا Office 365 عضو هستید، در واقع شما یک حساب کاربری در OneDrive ایجاد کرده‌اید؛ در غیر این صورت باید یک حساب کاربری مایکروسافت ایجاد کنید و سپس وارد حساب کاربری خود در OneDrive شوید.

وقتی حساب کاربری خود را در OneDrive ایجاد کردید و وارد آن شدید، سند متنی مورد نظر خود را در نرم‌افزار مایکروسافت Word باز کنید. وقتی این سند را باز می‌کنید روی گزینه Share که در گوشه سمت راست بالا قرار دارد کلیک کنید.

به اشتراک‌گذاری اسناد متنی وقتی این گزینه را انتخاب کردید پنجره‌ای با عنوان Share برای شما نمایش داده می‌شود. در این پنجره چند گزینه قرار دارد که می‌توانید آن‌ها را انتخاب کنید. در بخش Attach A Copy Instead می‌توانید انتخاب کنید که فایل شما به صورت یک سند متنی Word ارسال شود و یا یک فایل PDF. اگر هر کدام از این گزینه‌ها را انتخاب کنید گیرنده ایمیل فایل را با فرمتی که شما انتخاب کرده‌اید مشاهده خواهد کرد.

اگر بخواهید فایل خود را از طریق OneDrive به اشتراک بگذارید زیر گزینه Share گزینه OneDrive را انتخاب کنید.

OneDriveبه محض انتخاب این گزینه سند متنی شما در OneDrive بارگذاری می‌شود. بارگذاری سند ممکن است چند دقیقه زمان ببرد.

مایکروسافت Wordبعد از اتمام بارگذاری سند، پنجره مربوط به لینک فایل در OneDrive برای شما نمایش داده می‌شود. که این لینک را با دیگران می‌توانید به اشتراک بگذارید. به صورت پیش‌فرض هر فردی می‌تواند از طریق این لینک به سند بارگذاری شده دسترسی پیدا کند. اگر می‌خواهید این تنظیمات را تغییر دهید جعبه Anyone With The Link Can Edit را باز کنید.

به اشتراک‌گذاری اسناد متنی از پنجره باز شده گزینه Allow Editing را غیرفعال کنید. غیرفعال بودن این گزینه باعث می‌شود تا فرد گیرنده سند قادر به ویرایش متن ارسالی نباشد. همچنین می‌توانید برای دسترسی به سند یک تاریخ انقضا ایجاد کنید و یا اینکه برای بالا بردن امنیت یک رمز ایجاد کنید تا فایل فقط با استفاده از آن رمز قابل باز شدن و خوانده شدن باشد. سپس گزینه Apply را انتخاب کنید.

به اشتراک‌گذاری اسناد متنی در پایان ایمیل یا ایمیل‌های افراد گیرنده را وارد کنید و گزینه Send را انتخاب کنید.

حتماً به افراد گیرنده ایمیل گوشزد کنید که پوشه اسپم خود را هم چک کنند چون این ایمیل ممکن است در پوشه اسپم افراد ارسال شود.

OneDriveشما می‌توانید لینک دسترسی به سند را در اپلیکیشن‌هایی مثل Slack و یا Zoom نیز با دیگران به اشتراک بگذارید. برای این کار روی گزینه Copy Link کلیک کنید.

به اشتراک‌گذاری اسناد متنی در پنجره بعدی گزینه Copy را انتخاب کنید.

سند متنیلینک دسترسی به سند در کلیپ برد شما ذخیره می‌شود و می‌توانید آن را در اختیار دیگران نیز قرار دهید.

 

ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.