کد خبر:1302820
اشتراک گذاری
مرتب‌سازی نظرها براساس:

5 نکته کلیدی که باید قبل از خرید اتوماسیون اداری بدانید

رسانه کلیک - دغدغه اغلب مدیران کسب و کارها هنگام خرید نرم افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها مواردی است مانند:

  • بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری کدام است؟
  • نرم افزار اتوماسیون اداری خوب باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟
  • آیا معیار مشخصی برای انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری یا BPMS وجود دارد؟
  • تفاوت بین اتوماسیون های اداری در ایران چیست؟

پرسیدن این سوالات اصلا عجیب نیست، اما اینکه نتوانید پاسخ مناسبی برای آنها بیابید به نظر کمی عجیب میرسد!! پس در اینجا به شما در انتخاب بهترین اتوماسیون اداری برای سازمان تان کمک میکنیم. همچنین یک پیشنهاد شگفت انگیز برای تخفیف خرید نرم افزار اتوماسیون اداری نیز برایتان درنظر گرفتیم. پس تا انتها با ما همراه باشید.

 

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری کدام است؟

مسلما هیچ نرم افزاری حتی اتوماسیون اداری همه چیز تمام و بهترین نیست. اما همیشه استانداردهایی وجود دارد. شما باید فاکتورهایی را هنگام خرید اتوماسیون اداری درنظر بگیرید که در ادامه به 5 نکته مهم اشاره میکنیم.

 

نکته 1: ماژول های اتوماسیون اداری سرنوشت ساز هستند

همه اتوماسیون های موجود در بازار نسبت به نیاز کاربران، ماژول هایی را طراحی کرده‌اند که در واقع امکاناتی است که نرم افزار در اختیارتان میگذارد. ماژولهای زیر عمدتا بین تمامی شرکتهای ارائه دهنده نرم افزار اتوماسیون اداری مشترک هستند.

  • مدیریت مستندات و بایگانی الکترونیکی
  • مدیریت جلسات و تقویم سازمانی
  • سیستم مدیریت دبیرخانه
  • مدیریت فرایندها و فرم ساز (BPMS)
  • جستجوی پیشرفته
  • اپلیکیشن اتوماسیون اداری
  • داشبورد گزارشات و هوش تجاری (BI)
  • مکاتبات دارای طبقه بندی و محرمانگی
  • میز خدمت الکترونیکی (پیشخوان ارباب رجوع)
  • سرویسهای پیامک، ایمیل، فکس، ECE، PTP و...

اما نکته مهم تفاوتهای کوچک و کاربردی میان آنهاست که یقین بدانید اگر به آنها توجه نکنید در حین کار با نرم‌افزار و در زمان پیاده‌سازی و استقرار آن با چالش‌های بسیار جدی مواجه خواهید شد.

 

تفاوت در کدامیک از ماژول های اتوماسیون اداری ایرانی است؟

کار گروهی روی هرگونه سند:  بعد از مدتی کار کردن با اتوماسیونهای اداری موجود در بازار متوجه این ضعف بزرگ میشوید که چرا فقط باید گردش مکاتبات در قالب Word باشد؟ و کم کم مجبور به استفاده از نرم افزارهای جانبی میشوید. ولی برخی از اتوماسیون ها امکان ایجاد و ویرایش اسناد در فرمتهای مختلف ورد، اکسل، پاورپوینت، ویزیو و... را دارند. البته بدون نیاز به آپلود و دانلود مکرر فایل‌ها و با حفظ سوابق. حتما هنگام خرید اتوماسیون اداری به این نکته دقت کنید.

جستجوگر گوگلی: جستجوی ساده یا پیشرفته در همه اتوماسیونها وجود دارد. اما اگر عنوان یا تگ نامه را فراموش کردید چه میشود؟ پس به یک اتوماسیون اداری با قابلیت جستجوگر گوگلی نیازمندید تا مانند گوگل بصورت هوشمند ارتباطات میان اسناد را درک کرده و نتایج دقیق را ارائه دهد.

نسخه موبایل با تکنولوژی PWA: معمولا شرکتهای ارائه دهنده نرم افزار اتوماسیون اداری دو نسخه جدا برای سیستم عامل اندروید و iOS دارند که محدودیتهای بسیاری برای کاربران دارد. دقت کنید نسخه موبایل با تکنولوژی های جدید مانند PWA طراحی شده باشد که بدون توجه به سیستم عامل گوشیتان، بدون نیاز به نصب نرم افزار جانبی و بروزرسانی، بتوانید از کارتابل اتوماسیون اداری خود در هر مکان و هر زمان استفاده کنید.

چند امضایی و تاییدهای نامحدود: همه سیستم‌های اتوماسیون قابلیت تک امضا یا دو امضا را دارند. ولی در مواقعی که نیاز به تاییدها و امضاهای نامحدود مثل امضای قراردادها، تفاهم نامه، صورتجلسه ها و... دارید؛ در گردش و الکترونیکی کردن این اسناد ناتوانند. اتوماسیونی را انتخاب کنید که پس از پیاده‌سازی آن در سازمان از کاستی‌هایش در برآورده کردن نیازهای بدیهی سازمان‌تان، متعجب نشوید.

بطورکلی توجه به ماژول‌های نرم افزار حیاتی ترین جنبه انتخاب شما هنگام خرید اتوماسیون اداری است. بهتر است ابتدا خودتان نیاز سازمان را شناسایی و سپس از شرکت ارائه دهنده نرم‌افزار بپرسید که برای رفع نیازهای شما چه راهکاری ارائه میدهد؟

 

نکته 2: سرعت نرم افزار شاخصی مهم که حتما باید بسنجید

یکی از مهمترین دلایل پیدایش اتوماسیون‌ها، افزایش چابکی در سازمان‌ها بود. اجازه ندهید کندی سیستم سبب افت کارایی و عملکرد کارکنان‌تان شود.

چه عواملی در سرعت نرم افزارهای اتوماسیون اداری اثربخش است؟

  • مقایس پذیری سیستم برای سازمانهای کوچک تا بزرگ
  • نوع سیستم جستجوی نرم افزار اتوماسیون اداری (Sql یا Semantic Search)
  • نقطه شکست نرم‌افزار از لحاظ نسبت تعداد کاربر به مشخصات سخت‌افزاری سرور (یعنی یک سرور با مشخصات سخت‌افزاری مشخص حداکثر چه تعداد کاربر را بصورت همزمان پشتیبانی می‌کند)
  • نصب متمرکز یا غیرمتمرکز سیستم اتوماسیون اداری (برای شرکتهای هلدینگ)

شما هیچگاه نمیتوانید به تست کردن پاسخگویی نرم افزار در حجم بالای اطلاعات یا Tune بودن آن بپردازید. پس راه حل این کار بررسی رزومه شرکت مربوطه و پرس و جو از مشتریان بزرگ و کلان نرم افزار در سطح ملی با تعداد کاربران بالا است.

 

نکته 3: پشتیبانی و خدمات پس از فروش برای استراتژی مناسب

نرم افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها پس از خرید نیاز به پیاده‌سازی دقیق و اصولی در سازمان دارد تا به یک ثبات و پایداری برسد. این امر در نحوه استفاده و رضایت کارکنان شما از سیستم هم نقش بسیار مهم و کلیدی خواهد داشت.

پس هنگام خرید اتوماسیون اداری به خدمات پشتیبانی شرکت ارائه دهنده مانند: وجود آکادمی و نحوه برگزاری کلاس‌های آموزشی، دارا بودن پکیج‌های آموزشی رایگان، گارانتی نرم‌افزار، پشتیبانی 24 ساعته و راه‌های ارتباطی آنلاین و آفلاین، سامانه تیکتینگ، پورتال مشتریان و... توجه کنید.

 

نکته 4: چرا قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری را هیچکس نمیداند؟

اگر شما صرفاً قیمت یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری را می‌خواهید؛ بدانید این قیمت ممکن است بین چند میلیون تا چند صد میلیون تومان متغیر باشد. اما ارائه قیمت دقیق نرم افزار به نیازهای سازمان شما بستگی دارد. به همین دلیل هیچگاه با یک تماس تلفنی نمی‌توانید از قیمت نرم‌افزار آگاه شوید و این مورد نیاز به مشاوره و نیازسنجی سازمان شما دارد.

فاکتورهایی که در قیمت سیستم اتوماسیون اداری دخیل است:

  • تعداد پرسنل یا بعبارتی تعداد کاربر
  • ساختار سازمانی (چند سازمانه و یا تک سازمانه)
  • ماژول‌های موردنیاز (که در نکته 1 بیان شد)
  • نوع پشتیبانی و خدمات درخواست شده
  • هزینه سخت افزار که به نوع و بزرگی سازمان شما بستگی دارد

نکته 5: کاربرپسندی نرم افزار را تجربه کنید

کاربرپسندی یعنی نرم افزار تا چه حد برای کاربر ساده و قابل درک بوده و کاربران از کار با نرم افزار رضایت کامل دارند. در واقع این مورد را تنها میتوانید هنگام کار با نرم افزار متوجه شوید و عموما شرکتها نمی‌توانند از موضوعی که باید درک شود و قابل اندازه گیری نیست؛ صحبت کنند.

پس خودتان هنگام مشاهده محیط نرم افزار، معیارهایی مانند رنگ بندی، استایل مدرن، واکنش گرایی، فونت مناسب و خوانا، سادگی و پرهیز از پیچیدگی‌ها، پاسخ‌دهی سریع به نیازهای کاربر و... را درنظر بگیرید. زیرا تجربه کاربری خوب و تسلط بیشتر کاربران به نرم افزار، در استقرار موفق و پذیرش آسانتر سیستم از سوی کارکنان تان بسیار مهم است.

بدانید چه میخواهید تا بهترین اتوماسیون اداری را انتخاب کنید

شاید یک اتوماسیون اداری برای سازمانی بهترین ولی برای شما به هیچ وجه کارآمد نباشد. پس اول نسبت به نیاز سازمان تان، ماژولهای موردنیازتان را انتخاب کنید. سپس از شرکت ارائه دهنده نرم افزار، دمو بخواهید.

پیشنهاد میکنیم دموی اتوماسیون اداری فراگستر را نیز ببینید چراکه این نرم افزار همواره پا به پای تکنولوژی های روز دنیا حرکت کرده و ابتکارات بسیاری را در طراحی و فناوری خود دارد. اتوماسیون اداری فراگستر تاکنون به افزایش بهره وری و کاهش هزینه ها در سازمانهای بزرگی مانند بانک ملی، ایرانسل، بیمه ما، میهن، شهر فرش، سینره، سازمان نظام مهندسی البرز، کمیته ملی المپیک و... کمک کرده است.

همچنین در حال حاضر یک تخفیف استثنایی را جهت فروش ویژه تا 10 اسفند ماه درنظر گرفته که میتوانید از سه طریق: تکمیل فرم درخواست دمو در صفحه تخفیف استثنایی خرید اتوماسیون اداری، پیامک عدد 2 به شماره ۳۰۰۰۲۶۵۹۴۵۲۶۲۳۰ یا تماس با شماره اختصاصی 88173119-021 از این فرصت فوق العاده بهره مند شوید.

نظرها

    سر‌خط آخرین خبرها

    خبرهای بیشتر
    یارانه آذر 1400
    یارانه آذر 1400 کی واریز می شود؟ مبلغ یارانه تغییری کرده است؟

    زمان و مبلغ یارانه آذر 1400 با توجه به وعده هایی که درباره تغییرات حذف دلار 4200 تومانی...

    چطور بفهمیم استوری واتساپ را چه کسانی دیده اند؟
    چطور بفهمیم استوری واتساپ را چه کسانی دیده اند؟

    ویژگی استاتوس یکی از پرطرفدارترین قابلیت‌های واتساپ است که امکان به...

    تاریخ مراسم Game Awards 2021

    مراسم اهدای جوایز به بازی‌های برتر که به Game Awards (گیم اواردز) مشهور است هر سال در...

    صادق درورگر
    پست اینستاگرام صادق درودگر درباره توهین به رهبری

    صادق درودگر در اینستاگرام خود به حواشی مناظره روز جمعه خود با فرشید سمیعی پاسخ داد.

    ثبت نام پرفکت مانی
    آموزش ثبت نام پرفکت مانی + نحوه استفاده

    پرفکت مانی همانند پی پل یک سرویس پرداخت پول اینترنتی است که کاربران ایرانی...

    کدام فیلم صدرنشین جدول نتفلیکس است؟

    در فهرست پربیننده‌ترین فیلم های نتفلیکس با آثاری آشنا می‌شویم که خیلی زود...

    جنجال مناظره صادق درودگر و سمیعی در شبکه 1

    مناظره امروز صادق درودگر و فرشید سمیعی معاون حقوقی باشگاه استقلال به جنجال کشیده...

    بهترین نرم افزار ویرایش PDF
    معرفی بهترین نرم افزارهای ادیت پی دی اف | بهترین نرم افزار ویرایش PDF

    این روزها فایل‌ها و اسناد PDF به یکی از پراستفاده‌ترین روش‌ها برای به اشتراک...

    نسبت P/E سهم
    نسبت P/E سهم چیست و چطور محاسبه می‌شود؟

    آیا در خرید سهام گیج شده‌اید و تصمیم‌گیری برایتان سخت است؟ مفهوم نسبت P/E یک سهم را...

    حل مشکل محدودیت فالو در اینستاگرام
    حل مشکل محدودیت فالو در اینستاگرام

    اگر تعداد فالوهای شما در روز به بیش از یک حد مجاز برسد، اینستاگرام دسترسی شما به...