رابطه استرس و بازبینی مرتب ایمیل ها

به گزارش کلیک، با پیشرفت سریع تکنولوژی در سال های اخیر، ایمیل یا پست الکترونیک به عنوان یکی از روش های ارتباطی موثر در میدان حضور داشته است. شما در هر موقعیت شغلی که باشید، مقدار قابل توجهی از وقت خود را صرف ایمیل هایی می کنید که روزانه وارد اینباکس تان می شود. زمانی که برای اولین بار نامه های الکترونیکی در دهه 1970 میلادی ارسال شد، به ندرت کسی فکر می کرد که تا چند دهه بعد مردم بتوانند ایمیل های خود را به راحتی و در جیبشان چک کنند. در اینجا می خواهیم نتایج پژوهش انجام شده توسط مرکز کار آینده با موضوع استرس ناشی از ایمیل های کاری را ارائه دهیم.

دستور فعالیت "مرکز کار آینده" در سال های 2015 و 2016 در راستای بررسی تأثیر تکنولوژی در کار از دیگاه روانشناختی بوده است. این بررسی با محوریت ایمیل تنها بخشی از مأموریت کندوکاو داده های این مرکز است. هرچند ایمیل یا همان پست الکترونیک را جزء ابزار های مفید ارتباطی می توان برشمرد اما محققان براین باورند که پست الکترونیکی مثل تیغ دولبه می ماند. ایمیل ها می توانند سبک زندگی و روزمره شما را با تنش مواجه کنند. مرکز کار آینده به واکاوی تفاوت ها در رویکردهای فردی مدیریت ایمیل و چگونگی تأثیرگذاری این رویکرد ها بر میزان استرس، تعادل زندگی کاری و شادمانی کلی پرداخت.

• نتایج پژوهش

پرسشنامه گروه تحقیق به تقریبا دو هزار نفر که دارای ایمیل فعال در بخش های مختلف هستند در سرتاسر بریتانیا ارسال شد. از این افراد سوالاتی در خصوص تکنولوژی، رفتار، مردم شناسی و شخصیت پرسیده شد. دکتر ریچارد پژوهشگر مرکز کار آینده می گوید: پژوهش های ما نشان می دهد که ایمیل مثل یک تیغ دو لبه عمل می کند. همان اندازه که میتواند موثر و مفید باشد، مخرب و تنش زا نیز می تواند باشد. افرادی که ایمیل را به عنوان مفیدترین ابزار ارتباطی خود معرفی کردند، تنش زا بودن آن نیز گزارش کردند. اما عاداتی که ما در خود ایجاد می کنیم در واقع واکنش های احساسی ما به پیغام ها و اتیکت سازمانی مکتوب در خصوص ایمیل می باشد که با منبع سمی تنش تلفیق می شود و در نهایت بر سلامتی و بهره وری ما تأثیر سوء می گذارد. نتایج این بررسی در روز پنج شنبه مورخ 7 ژانویه 2016 در بخش کنفرانس سالانه روانشناسی حرفه ایی انجمن روانشناسی بریتانیا ارائه شد.
رئوس مطالب ارائه شده در این کنفرانس عبارت بود از:

• ایمیل Push: افرادی که از اخطاریه های "push" استفاده می کردند از فشار روحی بیشتری برخوردارند؛
• 24 ساعت: افرادی که ایمیل خود را در تمام طول روز باز نگه می دارند از فشار ناشی از ایمیل های کاری بیشتری برخوردارند؛
• زمان چک کردن ایمیل: افرادی که در آغاز صبح ایمیل های خود را زود تر از هر کار دیگر چک می کنند و آخرین فعالیتشان در شب نیز چک کردن ایمیل است، احتمالا از این تنش ناشی از ایمیل های کاری بیشتر برخوردارند؛
• مدیران: مدیران در مقایسه با افراد دیگر فشار بیشتری تجربه می کنند.

بدین ترتیب فشار ناشی از عوامل گوناگون در این بررسی مشخص شد.

• پیشنهادهایی برای مدیریت بهتر ایمیل ها

تیم پژوهشی مرکز کار آینده با هدف کاهش میزان فشار و تنش های ناشی از ایمیل ها بنیان گذاری شد. تیم پژوهشی به این نتیجه رسیدند که راه حل جامعی برای رفع این مشکل وجود ندارد اما عوامل متعددی از جمله نوع شخصیت و منصب شغلی در ایجاد این فشار و استرس دخیل هستند. در اینجا توصیه هایی برای افراد و سازمان ها بطور جداگانه بیان می شود:

• افراد:
  • شصت و دو درصد از افراد حاضر در نظرسنجی ایمیل خود را در تمام طول روز باز نگه می دارند. به این دسته افراد پیشنهاد می شود که ایمیل خود را فقط زمانی چک کنند که ضرورت دارد و در بقیه اوقات آن را ببندند.
  • در صورتی که فشار و استرس ناشی از ایمیل ها را بر خود احساس می کنید و به نظر می رسد که کارتان دارد بر زندگی شخصیتان سایه می افکند، از چک کردن ایمیل ها در خارج از ساعات کاری اجتناب کنید.
  • در صورتی که حجم ایمیل های دریافتی احساس تنش و استرس در شما ایجاد کرده، سعی کنید خودتان ایمیل های کمتری ارسال کنید. با مکالمۀ تلفنی می توانید خطر یک ایمیل طولانی را برطرف کنید.
• سازمان ها:
  • تصویر واضحی از موقعیت ایمیلی خود در شرکت ایجاد کنید. حجم کلی ایمیل را بررسی کنید. اگر این تصویر کلی را ایجاد کنید، در نتیجه می توانید اقدامات مربوطه را انجام دهید.
  • اگر کسی در محل حضور ندارد، خط مشی های پیرامون سبک و محتوی ایمیل ها را معرفی کنید.
  • دیگر راه های ارتباطی مثل پیام های فوری، ملاقات های رو در رو، وبینارها و تله کنفرانس ها را ترویج دهید.

شایان ذکر است که پژوهش های بیشتری برای تعیین علل و عوامل استرس ناشی از ایمیل های کاری نیاز است.

منبع:medicalnewstoday