به اشتراک‌گذاری فایل‌های متنی ایجاد شده با Word با استفاده از OneDrive

ذخیره فایل متنی در cloud کار چندان سخت و دشواری نیست. برای این کار همان‌طور که گفته شد باید یک اکانت OneDrive ایجاد کنید. اگر در Microsoft 365 و یا Office 365 عضو هستید، در واقع شما یک حساب کاربری در OneDrive ایجاد کرده‌اید؛ در غیر این صورت باید یک حساب کاربری مایکروسافت ایجاد کنید و سپس وارد حساب کاربری خود در OneDrive شوید.

وقتی حساب کاربری خود را در OneDrive ایجاد کردید و وارد آن شدید، سند متنی مورد نظر خود را در نرم‌افزار مایکروسافت Word باز کنید. وقتی این سند را باز می‌کنید روی گزینه Share که در گوشه سمت راست بالا قرار دارد کلیک کنید.

وقتی این گزینه را انتخاب کردید پنجره‌ای با عنوان Share برای شما نمایش داده می‌شود. در این پنجره چند گزینه قرار دارد که می‌توانید آن‌ها را انتخاب کنید. در بخش Attach A Copy Instead می‌توانید انتخاب کنید که فایل شما به صورت یک سند متنی Word ارسال شود و یا یک فایل PDF. اگر هر کدام از این گزینه‌ها را انتخاب کنید گیرنده ایمیل فایل را با فرمتی که شما انتخاب کرده‌اید مشاهده خواهد کرد.

اگر بخواهید فایل خود را از طریق OneDrive به اشتراک بگذارید زیر گزینه Share گزینه OneDrive را انتخاب کنید.

به محض انتخاب این گزینه سند متنی شما در OneDrive بارگذاری می‌شود. بارگذاری سند ممکن است چند دقیقه زمان ببرد.

بعد از اتمام بارگذاری سند، پنجره مربوط به لینک فایل در OneDrive برای شما نمایش داده می‌شود. که این لینک را با دیگران می‌توانید به اشتراک بگذارید. به صورت پیش‌فرض هر فردی می‌تواند از طریق این لینک به سند بارگذاری شده دسترسی پیدا کند. اگر می‌خواهید این تنظیمات را تغییر دهید جعبه Anyone With The Link Can Edit را باز کنید.

از پنجره باز شده گزینه Allow Editing را غیرفعال کنید. غیرفعال بودن این گزینه باعث می‌شود تا فرد گیرنده سند قادر به ویرایش متن ارسالی نباشد. همچنین می‌توانید برای دسترسی به سند یک تاریخ انقضا ایجاد کنید و یا اینکه برای بالا بردن امنیت یک رمز ایجاد کنید تا فایل فقط با استفاده از آن رمز قابل باز شدن و خوانده شدن باشد. سپس گزینه Apply را انتخاب کنید.

در پایان ایمیل یا ایمیل‌های افراد گیرنده را وارد کنید و گزینه Send را انتخاب کنید.

حتماً به افراد گیرنده ایمیل گوشزد کنید که پوشه اسپم خود را هم چک کنند چون این ایمیل ممکن است در پوشه اسپم افراد ارسال شود.

شما می‌توانید لینک دسترسی به سند را در اپلیکیشن‌هایی مثل Slack و یا Zoom نیز با دیگران به اشتراک بگذارید. برای این کار روی گزینه Copy Link کلیک کنید.

در پنجره بعدی گزینه Copy را انتخاب کنید.

لینک دسترسی به سند در کلیپ برد شما ذخیره می‌شود و می‌توانید آن را در اختیار دیگران نیز قرار دهید.