مرتب‌سازی داده‌ها در اکسل بر اساس تاریخ

مرتب‌سازی صعودی و نزولی داده‌ها در اکسل

یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای مرتب‌سازی صعودی یا نزولی داده‌ها در اکسل مرتب‌سازی آن‌ها بر اساس زمان است. بسته به اینکه بخواهید از داده‌ها به چه صورتی استفاده کنید می‌توانید داده‌هایتان به صورت صعودی یا نزولی بر اساس زمان و یا تاریخ مرتب‌سازی کنید.

مرتب‌سازی داده‌ها را می‌توانید با ماوس، ترک‌پد یا استفاده از کلیدهای ترکیبی Ctrl+A انجام دهید.

برای این کار ابتدا همه داده‌های خود را با استفاده از ماوس، ترک‌پد و یا کلیدهای ترکیبی Ctrl+A انتخاب کنید و از منوی Home روی گزینه Sort & Filter کلیک کنید.

در منوی آبشاری Sort & Filter آپشن‌های زیادی برای مرتب‌سازی داده‌ها وجود دارد. اگر بخواهید داده‌های شما به صورت صعودی مرتب شوند روی گزینه Sort Oldest To Newest کلیک کنید و اگر بخواهید داده‌ها به صورت نزولی مرتب‌سازی شوند روی گزینه Newest To Oldest کلیک کنید.

وقتی گزینه مورد نظر خود را انتخاب کردید اکسل به صورت خودکار داده‌ها را بر اساس ترتیبی که شما انتخاب کرده‌اید مرتب‌سازی می‌کند. در این حالت داده‌ها مبنای کار قرار می‌گیرند و اولین داده که وارد شده است به عنوان قدیمی‌ترین داده و آخرین داده وارد شده به عنوان جدیدترین داده شناخته می‌شود.

اگر با مشکلی برخورد کردید فقط ستونی را انتخاب کنید که در آن داده‌های مربوط به تاریخ وجود دارد و سپس مسیری که در بالای گفته شد را انتخاب کنید. بعد از انجام این کار پیغامی برای شما روی صفحه ظاهر می‌شود که در واقع از شما می‌خواهد عملیات مرتب‌سازی داده‌ها را تائید کنید. نکته مهم این است که در پنجره باز شده حتماً گزینه Expand The Selection را انتخاب کنید تا عملیات مرتب‌سازی روی همه ستون‌ها اعمال شود.

مرتب‌سازی داده‌ها بر اساس ماه و سال

گاهی اوقات مرتب‌سازی داده‌ها باید بر اساس یک زمان خاص مثل ماه یا سال انجام شود. مثلاً فرض کنید شما به دنبال دسته‌بندی داده‌های تولد افرادی هستید که اطلاعات آن‌ها در اکسل وارد کرده‌اید. برای این کار باید از تابع‌های Month و یا Year استفاده کنید. ستون ایجاد شده را می‌توانید بعد به صورت صعودی و یا نزولی مرتب‌سازی کنید.

برای استفاده از توابع نام برده شده ابتدا یک ستون با عنوان ماه یا سال ایجاد کنید. در سلول اولی از ستون ایجاد شده عبارت زیر را تایپ کنید:

=MONTH(A2)

یا عبارت

=YEAR(A2)

را تایپ کنید. A2 نشان‌دهنده مکان اولین داده در جدول شما است.

برای اینکه این فرمول برای انتخاب کل داده‌ها استفاده شود روی آیکون سبزرنگ کوچکی که در گوشه پایین سمت راست سلول ایجاد شده است دو بار کلیک کنید. با این کار فرمول ایجاد شده برای کل داده‌ها، سطرها و ستون‌ها که در سمت چپ و یا راست ستون ایجاد شده قرار دارند اعمال می‌کند.

ستون ماه یا سالی که ایجاد کردید را انتخاب کنید و از منوی Home گزینه Sort & Filter را انتخاب کنید.

از منوی باز شده یکی از گزینه‌های Sort Smallest To Largest یا Sort Largest To smallest را انتخاب کنید.

بعد از انجام این کار پنجره پیغامی برای شما ظاهر می‌شود که در آن باید گزینه Expand The Selection را انتخاب کنید.

بسته به گزینه‌ای که برای مرتب‌سازی انتخاب کرده‌اید اکسل بلافاصله داده‌های شما را مرتب‌سازی می‌کند.