تبدیل فایل اکسل به پی دی اف طی چند مرحله ساده
رسانه کلیک - فایل اکسل و همچنین نسخه پی دی اف آن معمولا اندکی گیج کننده به نظر می رسد. در این مطلب به معرفی شیوه تبدیل فایل اکسل به پی دی اف می پردازیم.
نه تنها دخیره یک فایل اکسل به صورت پی دی اف گیج کننده است، بلکه پس از پایان کار ممکن است تفاوت بسیاری با نسخه مورد نیاز ما داشته باشد. در این مطلب به معرفی شیوه تبدیل فایل اکسل به پی دی اف می پردازیم.
فایل های اکسل به شکل پی دی اف
شما در مواقع مختلف ممکن است نیاز به ذخیره یک فایل اکسل یا بخشی از آن به شکل پی دی اف داشته باشید. برای مثال، زمانی که تنها بخش محدودی از یک فایل اکسل را نیاز داشته باشید و یا نمی خواهید فایل شما قابل ویرایش باشد. هرچند تبدیل یک فایل اکسل به پی دی اف کمی چالش برانگیز است.
هنگام تبدیل فایل اکسل به پی دی افی خوانا و قابل ارائه به دیگران باید دقت بالایی به کار ببریم. فایل نهایی باید خوانا و قابل درک و عاری از هر ستون اضافی و سلول های بسیار کوچک باشد.
تنظیمات صفحه
اگر از آفیس 2008 به بعد استفاده می کنید، به نوار Page Layout بروید. در این بخش چندین گزینه برای تنظیم صفحه وجود دارد:
- Margins: فاصله فضای سفید گوشه سند و اولین سلول
- Orientation: فایل نهایی به صورت Landscape (افقی) یا Portrait (عمودی) باشد.
- Size: اندازه صفحه در سند نهایی
علاوه بر این، می توانید هدر و فوتر به لایه نهایی خود اضافه کنید. بر روی پیکان گوشه پایین و راست Page Setup کلیک کرده و نوار Header/Footer را انتخاب کنید. همچنین میتوانید پس زمینه صفحه خود را تغییر دهید که می بایست گزینه Background را انتخاب کنید.
تعیین ناحیه چاپ
در این مرحله علاوه بر مشخص کردن ناحیه مورد نیاز خود برای تبدیل به پی دی اف، نیازمند تعیین تعداد ستون ها و ردیف ها در هر صفحه نیز هستید.
اولین روش برای مشخص کردن این ناحیه انتخاب تمامی سلول های مورد نیازتان است. سپس به مسیر Page Setup > Print Area > Set Print Area بروید. به این ترتیب یک ناحیه خاکستری رنگ ایجاد می شود که همان ناحیه پرینت شونده است. هنگام ساخت فایل پی دی اف بخش های خارج از این ناحیه خاکستری حذف خواهند شد.
همچنین می توانید به صورت دستی سلول های مورد استفاده خود را با رفتن به Sheets > Print Area انتخاب کنید.
تنظیمات ورق (Sheet)
از دیگر منوهای مهم برای تبدیل فایل اکسل به پی دی اف بخش Sheet Options است. این بخش شامل تنظیمات بصری فایل پرینت شده نهایی شماست. به منظور دسترسی به تمامی تنظیمات این بخش، روی پیکان سمت چپ و پایین بخش Sheet Options کلیک کنید.
بخشی از شخصی سازی های قابل دسترس شامل موارد زیر هستند:
- Print Titles: قابلیت قفل کردن ستون و ردیف برای مشاهده آنها در تمامی صفحات.
- Gridlines: این گزینه قابلیت حذف خطوط بین سلول ها، زمانی که مرزی بین آنها نیست را فراهم میکند.
- Headings: به شما قابلیت نمایش سرتیتر ها، که به صورت ثابت الفبایی (A, B, C) و عددی (1, 2, 3) برروی محور X و Y فایل اکسل را می دهد.
- Comments, Notes, and Errors : قابلیت نمایش کامنت، نوشته و هشدارهای خطا در سند نهایی.
- Print Order: مسیر حرکت سند جدید یه سمت پایین یا راست.
در نهایت پس از انجام این تنظیمات، می توانید پیش نمایشی از فایل پرینت شونده خود را مشاهده کنید
ذخیره یا پرینت به صورت PDF
شما به دو صورت می توانید از سند اکسل خود فایل پی دی اف بسازید. به منظور ذخیره فایل به صورت پی دی اف، منو Save As را انتخاب کرده و از منو کشویی گزینه PDF را انتخاب کنید. علاوه بر این، می توانید به مسیر Export > Export to XPS/PDF رفته و فایل پی دی اف خود را ذخیره کنید. در این بخش چندین گزینه برای تنظیم ناحیه انتخابی شما وجود دارد که با انتخاب گزینه Options به آنها دسترسی خواهید داشت:
- Selection : سلول های انتخاب شده توسط شما.
- Active Sheets : صفحه ای در حال حاضر در آن قرار دارید.
- Entire Workbooks : تمامی ورک بوک های فایل باز.
- Table : یک table تعریف شده توسط شما در برنامه اکسل.
همچنین شما می توانید فایل خود را از طریق پرینت کردن به صورت پی دی اف تبدیل کنید. برای این کار، می توانید از طریق منو Print و سپس با انتخاب یکی از گزینه ها در منوی کشویی موجود، اقدام به ساخت فایل پی دی اف کنید.