آموزش مرحله به مرحله شرکت در یک سمینار یا رویداد خارجی (قسمت دوم)

کلیک- در ادامه ی قسمت قبل در این قسمت سعی داریم به موضوع مراحل خروج از کشور و شرایط خروج از کشور برای ارائه ی سمینار و یا شرکت در کنگره های جهانی بپردازیم و ضمن معرفی شرایط، توصیه های بنیادی برای ارائه ی سمینار نیز به شما داشته باشیم.

اخذ ویزا :

در ادامه ی هدف خود برای برگزاری یک سمینار باید از کشور خارج شوید ولی تنها داشتن پاسپورت برای شرکت در این سمینارها کافی نیست و شما باید بدین منظور ویزای کشور مربوطه برای داشتن حق اقامت چند روزه در آنجا را داشته باشید.

شما باید برای اخذ ویزا، پس از دریافت گذرنامه (و مهر اجازه خروج برای مشمولان سربازی)، به سفارتخانه کشور مورد نظر مراجعه کنید. برای اخذ ویزا برای هر کشوری، مدارک متفاوتی مورد نیاز است که باید با مراجعه به سفارتخانه آن کشور از جزئیات آن اطلاع پیدا کنید. اما آنچه که در اکثر کشورها اشتراک دارد، داشتن دعوت نامه رسمی (Invitation letter) و همچنین تاییدیه رزرو هتل (Hotel reservation voucher) است. برگزار کنندگان سمینار ها می توانند برای شما دعوت نامه رسمی بفرستند. به این صورت که با دریافت شماره گذرنامه و آدرس و مشخصات شما، نامه ای را برای دعوت سفر به آن کشور برای شما پست می کنند. توجه داشته باشید که همیشه از برگزار کنندگان اصل دعوت نامه پستی را طلب کنید. چراکه سفارت خانه ها عموما نسخه پرینت شده یا فکس شده دعوت نامه را نمی پذیرند.

در ادامه برای تایید رزرو هتل، اگر به صورت شخصی اقدام می کنید، از هتل مورد نظر بخواهید که گواهی رزرو هتل را برای شما ایمیل کنند.(ممکن است کشورهای خاصی اصل گواهی پست شده را بخواهند) و اگر از طریق مسئولان سمینار برای شما هتل رزرو شده است از آنها گواهی رزرو هتل را بخواهید، این مورد را فراموش نکنید

در مورد آقایان دانشجویان که برای اولین بار در سمینار ها شرکت می کنند، ممکن است به دلیل تاخیر در صدور گذرنامه و در نتیجه تاخیر در دریافت دعوت نامه سفر، فرصت کمی برای اخذ ویزا داشته باشند. بنابراین سعی کنید مراحل مربوط به نظام وظیفه و طلب ارسال دعوت نامه را در اسرع وقت انجام دهید.

صرفا برای دانشجویان مشمول خدمت سربازی

براساس مقررات سازمان وظیفه عمومی و ضوابط دانشگاه اعم از مقررات آموزشی و سایر ضوابط دانشجویان مشمولان دانشگاه می‌توانند با ارائه درخواست به محل تحصیل و دریافت یکی از فرم‌های خروج از کشور برای مدت معین با ارائه فرم به سازمان وظیفه عمومی یا معاونت وظیفه عمومی استان ها و دوایر ذی‌ربط با پرداختن وثیقه مربوطه (به وظیفه عمومی) به خارج از کشور مراجعه کنند. مشمولان برای خروج موقت از کشور باید فاقد غیبت باشند و وضعیت تحصیلی مشخصی داشته باشند همچنین در سنوات ارفاقی مازاد بر سنوات مجاز تحصیل نباشند، متقاضیان مشمول باید درخواست (فرم) مجوز خروج موقت از کشور را از دانشگاه مربوطه ارائه کنند. میزان وثیقه خروج از کشور مشمولان متناسب با اهداف و علت سفر متفاوت است اما بر اساس مصوبه سال ۱۳۹۱ برای سفرهای علمی مبلغ ۵۰میلیون ریال و سفر نیمه علمی ۸۰میلیون ریال دریافت می­شود.

همچنین مدت خروج از کشور دانشجویان مشمول برای هر یک از انواع سفرها مختلف است اما برای سفرهای علمی و نیمه علمی حداکثر ۳۰ روز در نظر گرفته شده است.

دفعات خروج دانشجو از کشور در هر نیم سال دو بار بدون توجه به نوع سفر است به جز سفرهای ورزشی که به استناد نامه دفتر امور مشترک فدراسیون‌ها و اداره کل تربیت بدنی انجام می‌شود مشروط بر این که مدت سفر همزمان نبوده و فاصله اتمام سفر اول تا شروع سفر دوم بلافاصله نباشد. توجه داشته باشید تا زمانی که به خدمت سربازی اعزام نشده‌اید می‌توانید از کشور خارج شوید و سازمان نظام وظیفه صدور مجوز را برای سربازان در حال خدمت ممنوع کرده و آنان در این دوره حق خروج از کشور را ندارند. در صورتی که مورد خاصی پیش بیاید و خروج از کشور الزامی باشد سربازان می‌توانند به یگان خدمتی خود مراجعه و موضوع را از آن طریق پیگیری کنند.

رزرو بلیط :

بعد از اینکه امور مربوط به ویزا و گذرنامه شما حل شد، شما باید برای خروج از کشور بلیط هواپیما بگیرید.رزرو بلیط سفر ارتباطی با امور گذرنامه و ویزا ندارد. بنابراین شما می توانید در اولین فرصت پس از اطمینان از پذیرش مقاله برای ارائه در سمینار، برای خرید بلیط اقدام کنید.

رزرو بلیط تا مدت مشخصی قبل از سفر به صورت رایگان است، بنابراین هرچه زودتر رزرو را انجام دهید تا بعدا با نبود یا کمبود بلیط مواجه نشوید. در یک زمان مشخص (معمولا یک ماه قبل از سفر) باید رزرو بلیط را با پرداخت هزینه آن قطعی کنید تا هیچ مشکلی برای رفتن به موقع به آن سمینار نداشته باشید.

اما چگونه یک ارائه موفق داشته باشیم؟

مدت زمان ارائه یک سمینار محدود و با توجه به تعداد ارائه دهندگان، این زمان متغیر است. پس موضوع شما باید با این میزان وقت همخوانی کامل داشته باشد. به این معنی که موضوع نباید آنقدر کوتاه و محدود باشد تا مطلب کافی برای ارائه وجود نداشته باشد و نه آنقدر وسیع باشد که زمانی بیش از آنچه برای شما در نظر گرفته شده است را نیاز داشته باشد. همچنین باید به­ خاطر داشته باشید که شرکت کنندگان حاضر در جلسه هم شامل کسانی هستند که نسبت به موضوع آگاهی کاملی ندارند و هم کسانی که کاملا به موضوع مسلط هستند. پس در حین ارائه باید مطالب رو طوری بیان کنین که برای افراد ناآشنا موضوع قابل فهم باشد و ایجاد خستگی نکند و در عین حال با بیان اطلاعات جزئی و دقیق صحت مطالب بیان شده و تسلط خود بر آنها را به افرادی که به موضوع آشنایی دارند نشان دهید. به ساختاربندی مطالب دقت کنید، زیرا ارتباط روان میان آنها سخنران را در هنگام ارائه راهنمایی می­ کند. سرفصل­ ها اکر به خوبی طراحی شده باشند می­توانند مانند نت، مطالب را به ارائه ­دهنده یادآوری کنند.

مقدمه شرکت کنندگان را برای دریافت مطالب آماده میکند و باید شامل نکاتی باشد که هم برای مخاطبان جذاب باشد و هم برای آنها آشکار کند که چه چیزی قرار است از مطالب شما بیاموزند. همچنین، خلاصه و نتیجه­ گیری در پایان ارائه به شرکت کنندگان در فهم دستاوردهای جدید شما کمک می­کند. در واقع پایان ناگهانی یک ارائه شرکت کنندگان را دچار بهت زدگی و تعجب میکند. دقت داشته باشید که نتیجه ­گیری باید از موضوعات مطرح­ شده باشد.

تصاویر (عکس، جدول و گراف) در درک سریع مطالب برای شرکت کنندگان نقش مهمی دارند. در نتیجه با استفاده از تصاویر هم از توضیحات اضافی اجتناب می­کنید و هم باعث صرفه­ جویی در زمان می­شوید. علاوه براین، باید توجه داشته باشید که استفاده از نت و به­همراه داشتن کاغذ و یادداشت در حین ارائه چندان خوشایند به نظر نمی­ آید و نشان­دهنده عدم تسلط کافی شما به موضوع است. بنابراین باید از کلمات و یا نشانه­ هایی استفاده کنید که در حین ارائه با دیدن آنها، مطالب را به یاد شما بیاورند. تصاویر در این زمینه نیز می­ تواند کمک زیادی به شما کند. همچنین، می­توانند برای مقایسه تغییرات از بد به خوب یا از گذشته تا حال نیز مورد استفاده قرار گیرند. دقت کنید که تصاویر دارای ابعاد و وضوح قابل قبولی باشند و از بکار بردن یک تصویر کوچک در یک اسلاید اجتناب کنید زیرا وجود حاشیه­ های خالی فراوان در اطراف مطالب شما چندان جالب به نظر نمی ­آید. همچنین توصیه می ­شود از اعداد و ارقام استفاده زیادی نکنید زیرا درک اعداد و یافتن ارتباط آنها باهم سخت و زمان بر است و باعث ایجاد خستگی و سردرگمی در شرکت­ کنندگان می­شود.

تصاویر کامپیوتری و تصاویر اسکن شده از مجلات و کتاب­ها دارای کیفیت یکسانی نیستند. پس در صورت امکان تصاویر مربوط به کتاب­ها را دوباره بکشید و در غیر این صورت از با استفاده از نرم ­افزارهای گرافیکی وضوح تصاویر اسکن شده را به بالاترین میزان ممکن برسانید. از جداول و گراف های اسکن شده استفاده نکنید زیرا دارای کیفیت یکسانی با بقیه اسلایدها نیست و موجب ایجاد ناهماهنگی می­شود. همچنین در جداول و گرافهای اسکن شده اطلاعاتی وجود دارد که احتمالا مورد نیاز شما نخواهد بود، بنابراین بهتر است اطلاعات مورد نیاز خود را استخراج و یک جدول جدید طراحی کنید.

یک سخنران حرفه­ای براساس زمانی که در اختیار دارد تعداد اسلایدهای خود را مشخص می­کند. بیشتر سمینار دهندگان بین ۱٫۵ تا ۲ اسلاید را در دقیقه نشان می­دهند. اگر از اسلایدهای کمتری استفاده کنید ناچارید اطلاعات زیادی را در هر اسلاید بیان کنید که در نتیجه اسلایدها شلوغ می­شوند و این موجب خستگی و ایجاد سردرگمی برای مخاطبان خواهد شد. بهتر است پیش از آماده سازی اسلایدها مطالب خود را روی چند ورق کاغذ یادداشت کنید و مطالبی که می­خواهید در هر اسلاید نمایش دهید را مشخص کنید. همچنین بعد از آماده ­سازی اسلایدها نکات مهم را روی کاغذ یادداشت کنید و در حین تمرین به آنها توجه بیشتری نشان دهید. دقت کنید که شما در حین ارائه در کنفرانس یادداشتی به همراه ندارید، در نتیجه از این نکات مهم به عنوان نشانه­ هایی برای یادآوری مطالب می­توانید استفاده کنید.

اسلایدها نباید دارای توضیحات و نوشتار زیادی باشد و تنها باید به ذکر نکات کلیدی اکتفا کرد. زیرا شرکت کنندگان برای درک موضوع باید به ارائه دهنده وابسته باشند و اگر اسلایدی بیش از حد دارای توضیح و نوشتار باشد دیگر نیازی به شخص ارائه دهنده نیست. علاوه براین، خواندن توضیحات از روی اسلاید زمان زیادی نیاز دارد و موجب خستگی و کلافگی مخاطبان می­شود.

به تمام نکاتی که در یک اسلاید وجود دارد اعم از شکل­ ها، توضیحات و نمودارها باید اشاره شود. درغیر این صورت اطلاعاتی که مورد نیازتان نیست را در اسلاید قرار ندهید.

می­توانید از افکت­ های نوشتاری برای تاکید بر بخشی از مطالب و مشخص کردن نکات مهم نیز استفاده کنید. همچنین سعی کنید از کمترین تعداد رنگ در تهیه اسلایدها استفاده کنید و از آنها برای تزئین استفاده نکنید، اسلاید شما ظرف میوه نیست! اسلایدهای رنگ و وارنگ موجب خستگی و سردرگمی مخاطب خواهد شد.

برای مرتب کردن اسلایدها از کم اهمیت­ترین موضوع به سمت مهمترین موضوع حرکت کنید. از آشناترین به نشناخته ترین و از ساده ترین به پیچیده ترین. ایده های قابل قبول برای شرکت کنندگان را در اسلایدهای ابتدایی قراردهید و سپس به ایده­هایی که نیاز به توضیح و اثبات بیشتری دارد اشاره کنید.

روش های بد ارائه کردن یک مطلب

در فاصله خیلی زیاد از میکروفن صحبت نکنید این کار موجب می­شود صحبتهای شما قابل فهم نباشد، درعین حال لبهایتان را به میکروفن نچسبانید و به گوش مخاطبان رحم کنید. همچنین با سیم میکروفن بازی نکنید، اینکار موجب قطع شدن آن و اتلاف وقت و خستگی حضار می­شود. از اصطلاحات و یا لهجه­ای که مربوط به یک منطقه جغرافیایی خاص باشد استفاده نکنید. همچنین، سرعت ارائه مطالب باید یکنواخت باشد. آهسته بیان کردن مطالب در ابتدای ارائه و پرداختن سریع به موضوعات و ایده ­ها در انتهای آن چندان جالب به نظر نمی­رسد و نشان از کافی نبود تسلط شما به موضوع است.

اسلایدهای خود را پیش ار ارائه در یک سمینار تمرین کنید اما از تمرین بیش از اندازه نیز اجتناب کنید زیرا اشتیاق شما برای صحبت کردن در روز ارائه را از بین می­برد. یک هفته پیش از ارائه زمان مناسبی برای شروع تمرین است زیرا متوجه کمبودهایی در اسلایدها می­شوید و زمان کافی برای تصحیح و اضافه کردن مطالب را نیز دارید.

شروع، سخت ترین قسمت یک ارائه است، بهتر است با تشکر از مخاطبان ارائه خود را آغاز کنید. به حضار نگاه کنید و پشت به افراد صحبت نکنید. همچنین چیزی را حفظ نکنید و از نکات کلیدی که پیش از ارائه مشخص کرده اید برای به یادآوردن مطالب استفاده کنید. با صدای رسا و با اشتیاق صحبت کنید، اعتماد به نفس داشته باشید و از چیزی عذرخواهی نکنید.

حرکات زیاد بدن در حین ارائه موجب حواس پرتی مخاطبان می­شود و از میزان تاثیرگذاری مطالب می­ کاهد. البته این به معنی چمباتمه زدن روی میز یا خیره شدن به سقف یا در و دیوار برای مدت طولانی نیست. همچنین با محتویات جیب یا جاسوئیچی بازی نکنید، اگر هم نمی­توانید خب جیبتان را خالی کنید! اشاره ­گر یا لیزر خود را در مواقعی که نیازی ندارید خاموش کنید حرکت بی مورد اشاره­ گر موجب حواس پرتی مخاطب می­شود. علاوه براین، با ضربه زدن و یا انداختن خودکار و اشاره ­گر روز تریبون سر و صدا ایجاد نکنید.

پایان یک ارائه همچون آغاز آن مشکل است. در واقع سخنران باید در آخر صحبتهایش مشخص کند که مطالب به انتها نزدیک می­شود و در پایان کار پیشنهاد پرسیدن سوال را بدهد. به سادگی تشکر کنید و آماده پاسخگویی باشید و در انتهای سوالات از اساتید و کسانی که در ارائه مطالب به شما کمک کرده اند تشکر کنید.با این شیوه می توانید یک ارائه ی موفق و قوی داشته باشید.