آموزش رمز گذاری بر روی اسناد و فایل های PDF
اگر شما اسناد و فایل های pdf محرمانه ای دارید و نمی خواهید کسی محتویات آن ها را ببیند باید برای فایل های خود رمز بگذارید، آفیس این امکان را برای شما فراهم کرده است که فایل های خود را رمز گذاری کنید.
کلیک - آفیس این اجازه را به شما می دهد که اسناد و فایل های PDF خود را رمز گذاری کنید و بدون کلمه عبور به هیچ کس اجازه دیدن فایل ها را ندهید. نسخه جدید آفیس از سیستم رمز گذاری امن تری استفاده می کند که می توانید کاملا به آن اطمینان داشته باشید، البته مفروض بر اینکه کلمه عبور شما قوی باشد.
آموزش زیر برای ورد، پاور پوینت و اکسل قابل اجرا است و انجام آن در نسخه های جدید آفیس مشابه است.
رمز عبور محافظتی آفیس چه قدر امن است؟
این ویژگی آفیس در گذشته مشکلات زیادی داشت. از آفیس ۹۵ تا آفیس ۲۰۰۳ طرح رمز گذاری بسیار ضعیف بود. اگر شما سند محافظت شده ای در آفیس ۲۰۰۳ یا نسخه های قدیمی تر داشتید، این رمز ها به راحتی توسط نرم افزار های قفل شکن رمز گشایی می شدند.
در آفیس ۲۰۰۷ ماکروسافت نسبت به بخش امنیت فایل هایش جدی تر شد و آفیس ۲۰۰۷ را به AES (استاندارد های پیشرفته قفل گذاری) مجهز کرد که کاملا امن هستند. این امر نشان دهنده این است که آفیس اکنون از رمز گذاری قدرتمند و امنی برای محافظت از اسناد شما استفاده می کند. با امتحان کردن این ویژگی در فایل های PDF به این نتیجه رسیدیم که از AES هم در این فایل ها استفاده شده است.
دو نکته بسیار مهم که باید به آن توجه کنیم： اول اینکه تنها کلمات عبوری که اسناد را به طور کامل رمز گذاری می کنند، امن هستند. آفیس همچنین این امکان را به شما می دهد که کلمه عبوری را برای 'Restrict editing' یک فایل ایجاد کنید. با این روش شما به دیگران اجازه دیدن متن را می دهید ولی آن ها قادر به ویرایش و تغییر متن نیستند. البته این نوع از کلمه عبور را به راحتی کرک و پاک می کنند و به دیگران اجازه ویرایش متن را می دهند.
دوم اینکه، رمز گذاری آفیس در مواقعی خوب عمل می کند که شما فایل ها را با فرمت های جدیدی مثل dox. ذخیره کنید و اگر فایل را با فرمت های قدیمی تر همچون doc. ذخیره کنید، آفیس از نسخه قدیمی تر و نا امن تر رمز گذاری استفاده می کند.
اما تا زمانی که شما فایل های خود را به فرمت های جدید ذخیره کنید و به جای "restrict editing " از " Encrypt Document" استفاده کنید سند شما امن خواهد بود.
نحوه رمز گذاری برای فایل های آفیس
برای رمز گذاشتن برای یک فایل آفیس، ابتدا فایل را در ورد، اکسل یا پاور پوینت باز کنید، سپس بر روی "File" در بالای سمت چپ صفحه کلیک کنید. در پنجره info بر روی protect document کلیک کنید و گزینه Encrypt With Password را انتخاب کنید.
در نرم افزار ورد این گزینه به اسم "protect Document" نام گذاری شده است. اما این اسم در نرم افزار های دیگر فرق دارد. در اکسل به اسم "Protect Workbook" و در پاور پوینت به نام "Protect Presentation" است. اما شیوه کار همه آن ها مشابه است.
نکته： اگر مایلید که قسمت ویرایش کردن متن را فعال کنید، می توانید گزینه "Restrict Editing" را انتخاب کنید. اما همان طور که قبلا گفته شد، این روش امنیت بالایی ندارد و به راحتی کد گشایی می شود. پس بهتر است تا حد امکان کل سند را رمز گذاری کنید.
شما باید کلمه عبور قوی و خوبی را انتخاب کنید، چرا که کلمه های عبور ضعیف به وسیله نرم افزار های قفل گشا قابل حدس هستند و به راحتی می توانند به فایل های شما دسترسی پیدا کنند.
هشدار： اگر شما کلمه عبور را فراموش کنید، دیگر امکان دست یابی به فایل را از دست خواهید داد. پس کلمه عبور را امن نگه دارید. مایکروسافت توصیه می کند که اسم سند و رمز آن را در جایی یاد داشت کنید و امن نگه دارید.
هنگامی که یک سند رمز گذاری شده است، شما با پیغام "A Password Is Required To Open the Documents" در صفحه Info مواجه می شوید
بار بعدی که شما فایل را باز کنید پیغام " Enter Password To Open File" را خواهید دید. اگر رمز را اشتباه وارد کنید به هیچ وجه قادر به دیدن فایل نخواهید بود.
برای حذف کردن کلمه عبور از یک سند، بر روی "Protect Document" کلیک کرده و گزینه "Encrypt With Password" را بزنید. سپس کلمه عبور خالی ای را وارد کنید و گزینه "Ok" بزنید. با این روش آفیس رمز را از فایل بر می دارد.
نحوه ایجاد کلمه عبور برای فایل های Pdf
شما می توانید یک سند آفیس را به یک فایل pdf انتقال دهید و برای آن کلمه عبور ایجاد کنید و آن فایل pdf با کلمه عبوری که انتخاب کردید محافظت خواهد شد. این عملیات در ورد، اکسل و پاور پوینت کار می کند.
برای انجام این کار، ابتدا سند را باز کنید و بر روی گزینه "File" کلیک کنید و "export" را انتخاب کنید. سپس بر روی "Create pdf/xps" کلیک کرده و فایل را به pdf تبدیل کنید.
سپس بر روی "Options" در پایین صفحه کلیک کنید و گزینه "Encrypt The Document With a Password" را زده و "ok" را انتخاب کنید، سپس رمز مورد نظر خود را انتخاب کنید و بر روی "OK" کلیک کنید.
هنگامی که تمام شد، اسمی برای فایل pdf انتخاب کنید و گزینه "Publish" را بزنید. آفیس این سند را به صورت یک فایل pdf رمز گذاری شده به شما تحویل می دهد.
هشدار： اگر رمز فایل pdf را فراموش کنید، دیگر قادر نخواهید بود که محتوای آن را تماشا کنید. پس مطمئن باشید که رمز را به یاد خواهید داشت. در غیر این صورت دست یابی به فایل pdf غیر ممکن می شود.
هر موقع که بخواهید فایل را باز کنید باید رمز عبور آن را وارد کنید. به عنوان مثال، اگر شما فایل pdf را در Microsoft Edge باز کنید، قبل از باز کردن از شما رمز عبور را می خواهد. در سایر برنامه های باز کننده pdf هم به همین شکل است.
این ویژگی به محافظت از فایل های حساس کمک می کند. به خصوص هنگامی که شما آن ها را بر روی حافظه های قابل حمل یا سرویس های ذخیره آنلاین اطلاعات همچون Microsoft One Drive ذخیره می کنید.
نرم افزار های رمز گذاری همچون full-disk و device encryption و bitlocker و filevault برای تمام فایل های سندی روی کامپیوتر شما امن تر و کم خطر تر خواهند بود.
منبع： howtogeek