آموزش کار با پاورپوینت از پایه تا حرفه ای؛ قسمت دوم

در مطلب قبل به نکات اولیه در خصوص استفاده از نرم‌ افزار بسیار کاربردی پاورپوینت پرداختیم. در ادامه این مطلب نیز قصد داریم به آموزش کار با پاورپوینت در سطح حرفه ای بپردازیم؛ با ما همراه باشید.

از نماهای مختلف برای ارائه ها استفاده کنید

وقتی فرصت استفاده خلاقانه از امکانات وجود دارد نباید همان راهی را انتخاب کنید که سایرین دنبال می کنند. خوشبختانه پاورپوینت نماهای مختلفی را برای ارائه ها در اختیار کاربران قرار می دهد. کافی است برگه نمایش (View) را انتخاب کنید و راه هایی که می توانید با آن ها اسلاید خود را ارائه دهید، بررسی کنید ( آموزش تصویری تبدیل فایل های word، پاورپوینت و عکس به PDF با تلگرام ).

بخش نمایش ارائه پنج راه منحصر به فرد برای ایجاد و یا ویرایش اسلایدها دارد. یکی از آن صفحات یادداشت است که در مطلب قبل به آنها پرداختیم. در ادامه مبحث آموزش کار با پاورپوینت چهار گزینه دیگر وجود دارد که با ارائه توضیحات مختصر به آنها خواهیم پرداخت.

• Normal: همانطور که احتمالا حدس می زنید، این یک نمای اساسی و طبیعی را ارائه می دهد. شما باید اسلایدهای خود را در سمت چپ و در قالب تصاویر ریز مشاهده کنید و اسلایدهای فعلی در بزرگترین بخش سمت راست صفحه نمایش داده می شوند.
• Outline View: در این نما شما می توانید متون موجود در اسلایدها را بررسی کنید. این برگه برای کار بر روی عناوین و مطالب موجود در اسلایدها ایده آل است. شما می توانید به طور مستقیم در داخل پنجره طرح بندی در سمت چپ مطلبی را بنویسید یا طرح اصلی موجود را از Microsoft Word به طور مستقیم وارد کنید. در اینجا نیز اسلاید فعلی در بزرگترین بخش و در سمت راست قرار دارد.
• Slide Sorter: این یک روش فوق العاده برای دیدن همه اسلایدهای شما در یک نما است. در این نما شما می توانید هر اسلاید را ببینید و آنها را به راحتی با کشیدن و رها کردن، دوباره مرتب کنید.
• Reading View: اگر شما می خواهید کل ارائه خود را بدون تغییر در حالت تمام صفحه ببینید، فقط روی این دکمه کلیک کنید. در این قسمت شما می توانید اسلایدهای ارائه خود را همراه با انیمیشن ها و گذارهای آن به راحتی مشاهده کنید.

در کنار نمای Slide Sorter، نمایش های معمول و منظم به شما امکان می دهند که اسلایدهای خود را به سرعت تغییر دهید. فقط یکی را انتخاب کنید و سپس آن را به محل جدید بکشید.

همکاری در ارائه پاورپوینت

یکی دیگر از ویژگی های جالب و پرطرفدار در بحث آموزش کار با پاورپوینت، امکان همکاری در ارائه ها است. مانند سایر برنامه های مایکروسافت آفیس، شما به راحتی می توانید با دیگران در ارائه های پاورپوینت خود همکاری کنید. بنابراین اگر تیم فروش، مربیان کلاس یا همکلاسی های شما در نمایش اسلایدها با هم کار کنند، چند گزینه پیش روی شما وجود دارد.

1. به اشتراک گذاشتن اسلایدشود به عنوان یک ارائه پاورپوینت ذخیره شده در وان‌درایو یا یک فایل پی‌دی‌اف. برای این منظور کافی است دکمه اشتراک گذاری (Share) را از منو موجود در گوشه سمت راست و بالای صفحه انتخاب کنید. سپس افرادی که می‌ خواهید اسلایدشو را با آنها به اشتذاک بگذارید را دعوت کنید تا فایل یا لینک مشاهده‌ی آن برایشان ارسال شود.
2. شما همچنین می توانید به دیگران این امکان را بدهید که از دکمه Comments که در کنار دکمه اشتراک گذاری در منو قرار دارد، یادداشت های مربوط به ارائه را اضافه کنند.
3. اگر همکاران شما قادر به ویرایش هستند، می توانید نسخه های قبلی را مشاهده کنید. به منظور انجام این کار دکمه‌ای بین گزینه‌ های Share و Comments نمایش داده می شود که می‌توانید از آن استفاده کنید. سپس می توانید در صورت نیاز نسخه های قبلی اسلایدشو را باز کنید.

تنظیمات اسلایدشو

هنگامی که ارائه شما کامل شد، زمان آن می رسد که اسلایدشو خود را بررسی و تنظیم کنید. به برگه نمایش اسلاید بروید و گزینه های زیر را بررسی کنید.تنظیمات اسلایدشوها از جمله مواردی است که باید در هنگام آموزش کار با پاورپوینت به خوبی با آنها آشنا شوید.

شروع به نمایش اسلاید ( Start Slide Show )

• From Beginning: شما می توانید اسلایدشو خود را درست به همان شکلی که مخاطبان می بینند، از اسلاید اول مشاهده کنید.
• From Current Slide: در این حالت سلایدشو خود را از اسلاید فعلی که انتخاب کرده‌اید مشاهده خواهید کرد.
• Present Online: با انتخاب این گزینه می توانید از خدمات Office Presentation استفاده کرده و اسلایدشو خود را در یک مرورگر وب مشاهده کنید.
• Custom Slide Show: با انتخاب این گزینه می توانید اسلایدشو خود را سفارشی کنید.

قسمت Set Up

• Set Up Slide Show: این قسمت نوع نمایش، گزینه های نمایش، اسلایدهای مورد نظر، چگونگی جابه‌جایی بین اسلایدها و نمایشگرهای چندگانه را نشان می دهد که می توانید آنها را در این قسمت تنظیم کنید.
• Hide Slide: با استفاده از این گزینه، اسلاید انتخاب شده از ارائه مخفی می‌ شود.
• Rehearse Timings: با انتخاب این گزینه می ‌توانید ارائه‌ خود را تنظیم کنید و بررسی کنید برای نمایش هر اسلاید چه مقدار زمان صرف می شود و همچنین زمان کلی ارائه را تخمین بزنید. علاوه بر این، می توانید زمان‌ها را ذخیره کنید تا از این طریق به بهبود زمان ارائه کمک کنید.
• Record Slide Show: با استفاده از این گزینه می توانید اقدام به ضبط ارائه خود از ابتدای آن یا از یک بخش خاص کنید. این گزینه برای افرادی که در زمان ارائه حاضر نبوده اند، مناسب است.
• Enable or Disable narrations: این گزینه برای فعال یا غیر فعال کردن گزینه‌ هایی مانند نریشن ها، زمان بندی ها و کنترل های رسانه ای با کادر های مناسب مورد استفاده قرار می گیرد.

قسمت مانیتورها ( Monitors )

در این بخش می‌ توانید از کادر کشویی، مانیتور متصل را برای نمایش ارائه انتخاب کنید. همچنین می ‌توانید حالت Presenter View را نیز فعال یا غیر فعال نمایید. این قسمت، نماهای مختلف از نمایش اسلایدشو را ارائه می ‌دهد. اگر این گزینه فعال باشد، در حالی که یک مانیتور ارائه را نمایش می دهد، یادداشت‌ های ارائه دهنده در یک مانیتور دیگر نمایش داده می شوند. همچنین می توانید ارائه های خود را در این حالت مدیریت کنید.

حال که با تنظیمات این بخش آشنا شدید، در ادامه مبحث آموزش کار با پاورپوینت، به معرفی امکانات این بخش می پردازیم:

• پایان اسلایدشو
• بزرگنمایی یک اسلاید
• رفتن به اسلاید‌های دیگر
• لغو نمایش اسلاید یا تیره و روشن کردن آن
• تغییر تنظیمات نمایش یا ایجاد یک کپی از اسلایدشو
• دسترسی به ابزارهایی نظیر اشاره گر لیزری و قلم برای استفاده در طول ارائه

شروع نمایش اسلایدشو در پاورپوینت

در ادامه موضوع آموزش کار با پاورپوینت به یکی دیگر از موارد مهم که همان نحوه نمایش اسلایدشوها است، می پردازیم. هنگامی گزینه های بالا را برای نمایش اسلاید خود تنظیم کرده باشید، نمایش اسلایدشو بسیار آسان خواهد بود. برای این منظور پاورپوینت را بر روی رایانه خود باز کنید، مانیتور موردنظر برای استفاده را انتخاب کنید و سپس ارائه خود را شروع کنید. شما می توانید برای شروع اسلایدشو از گزینه‌ From Beginning از برگه Slide Show استفاده کنید یا با استفاده از نوار Quick Access، گزینه‌ Start from Beginning را انتخاب کنید.

اگر می خواهید در هنگام ارائه از Presenter View، استفاده کنید می ‌دانید که چه ابزارهایی در اختیارتان قرار دارد اما در صورتی که آن را انتخاب نکنید یا فقط به یک مانتور دسترسی داشته باشید، باز هم امکان مدیریت ارائه‌ وجود دارد.

برای این منظور روی اسلایدشو راست کلیک کنید و در منوی باز شده از میان گزینه های ارائه شده، مورد دلخواهتان را انتخاب نمایید ( مصرف انرژی مرورگر مایکروسافت Edge از کروم کمتر است ).

طراحی با قالب های پاورپوینت

آخرین قسمتی که در بحث آموزش کار با پاورپوینت به آن خواهیم پرداخت، قالب‌ های پاورپوینت هستند که می‌ توانید برای افزایش بهره‌ وری خود از آنها استفاده کنید. استفاده قالب مناسب آماده ‌سازی ارائه‌ شما را سریع تر می کند.

پاورپوینت قالب‌ های متفاوتی دارد که می‌ توانید از آن‌ ها استفاده کنید، یا از قالب ‌های شخص ثالث مختلف را دانلود کنید.

استفاده از قالب های ویژه پاورپوینت

برای مشاهده گزینه ‌های موجود در پاورپوینت از منوی File گزینه‌ New را انتخاب کنید. در این قسمت تعدادی از قالب‌ های ویژه را به همراه فهرستی از دسته ‌بندی‌ ها خواهید دید که می‌ توانید از میان آنها قالب مناسب را انتخاب کنید. همچنین می ‌توانید به جستجوی قالب موردنظرتان بپردازید. تمام کارهایی که می توانید با قالب های ویژه انجام دهید، مانند همان مواردی است که در زمینه آموزش کار با پاورپوینت به آنها پرداختیم.

اگر خواستید به بررسی بیشتر یک قالب بپردازید، می توانید روی آن کلیک کنید و پس از مطالعه‌ توضیحات، در صورت نیاز آن را دانلود کنید. به منظور استفاده از قالب گزینه‌ Create را انتخاب کنید.

ارائه خود را آغاز کنید

اگر تا کنون از پاورپوینت استفاده نکرده بودید، امیدواریم مطالب ارائه شده در خصوص آموزش کار با پاورپوینت برای یک شروع عالی برایتان مناسب باشد. فرقی نمی کند که بخواهید اولین ارائه حرفه ای خود را تجربه کنید یا تنها افکت هایی را روی عکس های خانوادگی خود اعمال کنید، در هر صورت باید با اصول اولیه کار با پاورپوینت آشنا باشید ( نه اشتباه رایج که ارائه پاورپوینت را خراب می کند ).