چرخه اسکرام چیست؟

اسکرام یکی از روشهای مدیریت چابک است که اخیراً با استقبال گسترده‌ای مواجه شده است. در اسکرام، یک پروژه بزرگ و پیچیده به اجزاء قابل کنترل و مدیریت کوچکتر و آسانتری تقسیم می شود. برای هر بخش زمانبندی و برنامه ریزی مشخصی صورت می گیرد و سپس، تیمهایی کوچک و تخصصی عهده دار انجام هر بخش می گردند. در اصلاح اسکرامی، به هر بخش برنامه ریزی شده، چرخه اسکرام یا اسپرینت اطلاق می شود که تیمها موظفند در انتهای بازه زمانی معین شده، مقدار مشخصی از کار را ارائه دهند. در این نوشتار بر آنیم تا کلیاتی پیرامون مفاهیم اصلی مدیریت پروژه چابک، چهارچوب اسکرام و اصول آن، چرخه اسکرام و ساختار تیمی اسکرام ارائه دهیم.

مدیریت پروژه چابک

مدیریت پروژه چابک، رویکردی است نوین در مدیریت پروژه که اساس آن مبتنی بر تقسیم کردن کار به بخشها و وظایفی کوچکتر استوار است. این سبک مدیریت، متدولوژی نیست و در حقیقت نوعی چهارچوب فکری برای حل مشکلات پیچیده و بزرگ است. مدیریت پروژه چابک، بر پایه پنج قاعده کلی بنا شده است:

• شفافیت؛ به این معنی که همه طرفهای درگیر در یک پروژه باید اطلاعات و درک روشنی از کلیت و اجزاء پروژه داشته باشند.

• تمرکز؛ به معنی درک نیازهای مشتری از طریق همکاری و تعامل مستمر.

• سازگاری؛ یعنی داشتن انعطاف پذیری در جریان انجام پروژه و جرح و تعدیل فرایندها و روشها با توجه به تغییرات و اقتضائات جدید.

• احساس مالکیت؛ یعنی القاء حس مالکیت به کارکنان و ذینفعان پروژه. در این حالت، بجای مدیریت کارکنان، مدیریت کار انجام می شود.

• پیشرفت مداوم؛ به این معنی که تیمها بطور مستمر در چرخه یادگیری و بهبود پروژه قرار گیرند.

معرفی اسکرام و چرخه اسکرام

اسکرام (Scrum) برای اولین بار در سال 1986 توسط دو ژاپنی بنامهای ایکوجیرو نوناکا و هیروتاکا تاکوچی معرفی گردید. آنها از این روش برای تولید نرم افزارهایی که انعطاف پذیری و سرعت بالایی در تولید داشته باشند،استفاده کردند. بعدها از این روش در مدیریت پروژه‌های پیچیده استفاده شده و نتایج درخشانی در حوزه پروژ‌های مدیریتی تولید و کسب و کار حاصل گردید. نظریه اسکرام مبتنی بر تجربه گرایی و تفکر ناب است. تجربه گرایی ادعا میکند که دانش از تجربه و تصمیم گیری بر اساس آنچه مشاهده می شود ناشی می شود. تفکر ناب ضایعات را کاهش می دهد و بر موارد ضروری تمرکز میکند. اسکرام برخلاف آجیل، یک متدولوژی است. در حقیقت مدیریت چابک از طرق مختلفی چون؛

• برنامه سازی مفرط (Extreme programming: XP)

• کریستال (Crystal)

• مدیریت توسعه سیستمهای پویا (DSDM)

و ... قابل اجراست که اسکرام صرفاً یکی از انواع روشهاست.

چهارچوب اسکرام

بطوریکه پیشتر نیز گفته شد، اسکرام یک چهارچوب مدیریتی چابک است که حول محور مشخصی تعریف و شروع به فعالیت می کند. چابک بودن این چهارچوب مدیریتی، ناشی از ساختار تیمی اسکرام است. ابتدا کار یا پروژه، تحت مدیریت اسکرام به بخشهای کوچکتری تقسیم می شود. سپس تیم‌های کوچکی تشکیل و هر تیم مسئولیت انجام یکی از بخشها را بر عهده می گیرد. در راس هر تیم، یک نفر به عنوان اسکرام مستر (Scrum Master) قرار می گیرد. اعضای تیم طی جلسات مکرر دور هم گرد آمده و روند کارها را بطور مستمر پایش می نماید. نهایتاً تیم موظف است که در انتهای اسپرینت یا چرخه اسکرام (دوره زمانی کوتاهی که برای انجام وظیفه پیش بینی شده) محصول، پروژه یا وظیفه ای که بر عهده گرفته بودد را با کیفیت عالی تحویل می دهد.

1. ساختار تیمی اسکرام

در اسکرام، معمولاً چند تیم کوچک در کنار یکدیگر، کل واحدی را تشکیل می دهند که کارکرد هرکدام همچون قطعه‌های یک پازل، تصویر واحدی را می‌سازند. یک تیم کوچک اسکرامی متشکل است از؛ یک نفر به عنوان اسکرام مستر، یک نفر که مالک محصول است و تعدادی افراد متخصص که تحت عنوان توسعه دهندگان شناخته می شوند.

توسعه دهندگان در حقیقت متخصصانی هستند که انجام پروژه را بر عهده دارند. در یک تیم اسکرامی، هیچ تیم فرعی یا سلسله مراتبی وجود ندارد. یک تیم اسکرامی به اندازه‌ای کوچک است که چابک باقی بماند و به اندازه‌ای بزرگ است که قادر به پوشش کلیه وظایف محوله باشد. تعداد افراد این تیمها معمولاً بین 5 تا 10 نفر میتواند باشد. تیم اسکرام، واحد منسجمی است از بازیگران اصلی (مالک پروژه، اسکرام مستر و توسعه دهندگان) که بر روی یک هدف در یک زمان متمرکز شده‌اند.

2. اسپرینت یا چرخه اسکرام

یک پروژه یا محصول در مدیریت اسکرام، به بخشهای کوچکتری تقسیم میشود. این بخش‌بندی از نظر زمانی ممکن است حالت عرضی داشته باشد یعنی، همه بخشها باید بطور همزمان به پیش بروند. در این حالت، ما نیازمند چند تیم فرعی خواهیم بود که همزمان روی بخش مشخصی از پروژه کار کنند. اما بعضاً ممکن است که بخش‌بندی صورت گرفته حالت طولی داشته باشد به این صورت که، ابتدا باید یک بخش را تمام کرد، سپس بخشی دیگر و الی آخر. در حالت طولی، یک تیم فرعی در صورتیکه تخصص لازم را داشته باشد، می‌تواند وظایف تعریف شده در هر بخش را به ترتیب پیش ببرد. در یک چرخه اسکرام، مدت زمانی که برای انجام یک بخش در نظر گرفته می‌شود، معمولاً 2 تا 4 هفته است. این مدت زمان و کارهایی که در طول آن باید انجام شود و محصول نهائی که در انتهای مدت زمان مذکور باید تحویل داده شود را اصطلاحاً یک اسپرینت یا چرخه اسکرام می‌نامند.

3. ویژگیهای عملکردی تیمهای اسکرام

در یک پروژه اسکرامی، تیم‌های فرعی دارای عملکرد متقابل هستند به این معنی که اعضاء، تمام مهارت‌های لازم برای تولید ارزش (یعنی محصول یا پروژه سفارش شده) در هر اسپرینت را دارند. یک تیم اسکرامی، مجموعه ای است خود-مدیریت، یعنی اعضاء تیم بین خودشان تصمیم می گیرند که چه کسی چه کاری را در چه زمانی و چگونه انجام دهد. تیم اسکرام مسئولیت کلیه فعالیت های مرتبط با محصول یا پروژه را اعم از همکاری با ذینفعان، تأیید، نگهداری، عملیات اجرائی، آزمایش، تحقیق و توسعه و هر چیز دیگری که ممکن است مورد نیاز باشد را بر عهده دارد. آنها سازمان یافته هستند و برای مدیریت کار خود توانمند می باشند. کار در اسپرینت با سرعتی پایدار، متمرکز و اثربخش به پیش می رود. با توجه به تعامل سازنده بین تمامی تیمهای فرعی، هر تیم در قبال سایر تیمها نیز احساس مسئولیت دارد و در صورت لزوم همکاری می نماید.

4. توسعه دهندگان

توسعه دهندگان افراد متخصصی در تیم اسکرام هستند که متعهد به تامین خواسته های مالک یا سفارش دهنده پروژه در هر اسپرینت یا چرخه اسکرام هستند. مهارت های خاص مورد نیاز توسعه دهندگان اغلب گسترده است و بسته به حوزه کاری متفاوت است. با این حال، توسعه دهندگان همیشه پاسخگوی موارد زیر هستند:

• ایجاد یک طرح عملیاتی برای اسپرینت و بک‌لاگ (Backlog)

• تمرکز بر کیفیت خدمات

• انطباق برنامه روزانه خود با هدف یا اهداف اسپرینت

• به عنوان یک حرفه ای، خود و هم تیمی ها را مسئول دانستن

5. مالک محصول

مالک محصول در حقیقت شخص یا مجموعه‌ای است که کار یا پروژه را سفارش داده است. مالک یا سفارش دهنده باید یک نفر باشد. آن فرد ممکن است شخصاً مالک محصول باشد و یا به نمایندگی از طرف جمعی از ذینففعان در تیم حضور داشته باشد. در هر حالت، او مسئول به حداکثر رساندن ارزش محصول نهایی برآمده از کار تیمی است. 

وظایف مالک محصول:

• تعریف و ابلاغ صریح اهداف

• تعیین و اعلام نیازمندیهای بک‌لاگ

• اطمینان از شفاف بودن، قابل مشاهده بودن و قابل درک بودن آیتمهای اعلام شده در بک‌لاگ از طرف تیم

6. اسکرام مستر

اسکرام مستر، رهبر و مسئول اثربخشی تیم اسکرام است. آنها در عین حالیکه به تیم خود خدمت رسانی می‌کنند، به سازمان های مافوق خود نیز خدمت رسانی می نمایند. اسکرام مسترها به اعضای تیم و سازمانهای بزرگتر کمک می کنند که رویکرد مدیریت چابک و نقش آن در بهبود فرایندها، رویه ها و نتایج را درک کنند و اسکرام را بعنوان یک متدولوژی موثر عملیاتی بفهمند و بپذیرند.

وظایف اسکرام مستر:

1. در قبال سازمان:

• برنامه‌ریزی و مشاوره نزد مسئولین مافوق سازمانی نسبت به اجرای پروژه از طریق اسکرام

• کمک به کارکنان و ذینفعان برای درک و اجرای یک رویکرد تجربی برای کارهای پیچیده

• رفع موانع بین سازمان، ذینفعان و تیم های اسکرام.

2. در قابل اعضاء تیم:

• آموزش خودمدیریتی و تعاملات متقابل سازنده به اعضای تیم

• کمک به تیم اسکرام بمنظور تمرکز بر انجام وظایف پیش بینی شده در اسپرینت

• رفع موانع پیشرفت تیم اسکرام

• اطمینان از اینکه همه رویدادهایی که در اسکرام اتفاق می‌افتند، مثبت و سازنده بوده و در تایم‌باکس نگهداری می‌شوند.

• کمک به تیم جهت درک واضح و دقیق نیازهای اعلام شده در بک‌لاگ

3. در قبال مالک محصول یا سفارش دهنده پروژه:

• کمک به مالک، بمنظور یافتن تکنیک‌هایی برای تعریف موثر هدف محصول و مدیریت بک‌لاگ

• تسهیل همکاری ذینفعان در صورت درخواست یا نیاز

جمع‌بندی

اسکرام یکی از روشهای مدیریت پروژه چابک است که در قیاس با مدیریت سنتی، از انعطاف پذیری، اثربخشی، بهره وری و ضریب موفقیت بمراتب بالاتری برخوردار است. این روش هر چند در ابتدا توسط تیمهای برنامه نویسی بکار گرفته شد، اما امروزه در سایر حوزه های پیشرو صنعت، کسب و کار، اقتصادی، علمی و اجرائی بکار گرفته می شود. اسکرام چهارچوبی است که به مدیران سازمانها، موسسات، نهادها و شرکتهای مختلف امکان میدهد تا فعالیتها و سرمایه گذاریهای خود را با اطمینان، اثربخشی و بهره وری بالائی بکار گیرند.