مدیریت، کنترل و ارزیابی پرسنل از راه دور با نرم افزار حضور غیاب

مدیران همواره به دنبال راهی هستند که ورود و خروج کارمندان خود را دقیق ثبت نمایند تا با آن ها دچار مشکل و تعارض نشوند. همچنین در تلاش هستند که هزینه های اضافه خود را کاهش دهند و از حضور کارمند اضافی برای کارهای بیهوده جلوگیری نمایند. در گذشته نه چندان دور مدیران شرکت ها، کارگاه ها و سازمان ها، برای ثبت زمان تردد ورود و خروج کارمندان خود از یک دفتر استفاده می‌نمودند تا این که دستگاه‌های ثبت تردد برای سهولت این فرآیند ارایه شدند.

دستگاه حضور و غیاب یا نرم افزار حضور و غیاب

از زمان پیدایش نهادهایی که به شکل گروهی در پی فعالیت های خود هستند، نیاز به ساختاری که بتواند اطلاعات ورود و خروج پرسنل را ثبت نماید احساس شده است. به احتمال زیاد در اولین حرکت‌ها با هدف ثبت ورود و خروج پرسنل، یک تفکر درج دستی اطلاعات حاکم بر سامانه حضور و غیاب بوده است. همزمان با توسعه‌ی دنیای انسانی، سیستم حضور غیاب نیز در مسیر رشد و تحول قرار گرفت. از ساخت اولین دستگاه های حضور غیاب گرفته تا پیدایش نرم افزار حضور غیاب ، همگی در مسیر رو به رشد سیستم حضور غیاب قرار گرفته اند.

نیاز به دقت بالا، سرعت در اجرا، ثبت کامل تمامی اطلاعات ساعت حضور و غیاب پرسنلی و جلوگیری از هر گونه تخلف باعث شده تا تفکر حاکم بر خلق انواع روش ها یا سامانه حضور و غیاب همواره در حال نوآوری، خلاقیت و توسعه باشند.

دستگاه حضور و غیاب همراه با تکنولوژی اثر انگشت

همان طور که می دانید هر انسانی اثر انگشت یکتایی دارد که می تواند ابزار تشخیص هویت او باشد. سالهاست که نهاد‌های امنیتی از این ویژگی به جهت تشخیص هویت بهره می ‌برند و حالا نوبت به این تکنولوژی رسیده است تا همراه با دنیای خلاق الکترونیک اقدام به خلق دستگاه حضور غیاب با تکنولوژی تشخیص اثر انگشت نماید.

از جمله نمونه های داخلی قابل تحسین در این زمینه دستگاه حضور و غیاب نانوواچ می باشد. دستگاه حضور و غیاب نانوواچ از انواع دو گانه اثر انگشت همراه با شاخص وای-فای (Wi-Fi) است که می‌تواند ضریب اطمینان بالایی ایجاد نماید.

روش های مدرن در ثبت ورود و خروج پرسنل

فراگیر شدن استفاده از اینترنت، سطح دسترسی بالا، ظهور پدیده‌ای همه‌گیر با عنوان گوشی‌های هوشمند در کنار افزایش سواد رسانه‌‌ای توده مردم، پای روش‌های مدرن‌تری را در عرصه‌ی ایجاد سامانه حضور و غیاب باز کرده است. موضوعی که با عنوان نرم افزار کنترل تردد از آن یاد می شود.

با استفاده از نرم افزار کنترل تردد در یک سامانه حضور و غیاب دیگر نیازی به خرید دستگاه‌های مانند دستگاه اثر انگشت الکترونیکی در ثبت ورود و خروج پرسنل نمی باشد. چرا که هر یک از پرسنل تنها با نصب نرم افزار حضور و غیاب بر گوشی هوشمند خود به راحتی می توانند همراه با بالاترین دقت اقدام به ثبت اطلاعات تردد خود نمایند. اگر چه می توان در سطح اینترنت نرم افزار رایگان حضور و غیاب را پیدا نمود که این موضوع باعث کاهش بسیار زیاد هزینه ها برای سازمان ها خواهد بود. استفاده از نرم افزار رایگان حضور و غیاب تنها می ‌تواند بار مالی را از دوش سازمان مذکور بردارد؛ اما در ارائه ی خدمات نوین، کارآمد و جامع چندان مفید نخواهد بود.

استفاده از نرم افزار حضور و غیاب می تواند برای نهاد مذکور در خلق یک سیستم حضور و غیاب تحت وب یاری رسان باشد. با بهره گیری از یک سیستم حضور و غیاب تحت وب مدیریت نهاد مذکور در کنار پرسنل از طریق اینترنت در یک بستر باز و منعطف اطلاعاتی قرار خواهد گرفت که می تواند به راحتی و رضایت هر دو سمت ماجرا را به دنبال داشته باشد. از عمده ویژگی هایی که می توان از یک سیستم حضور و غیاب تحت وب همراه با نرم افزار حضور و غیاب انتظار آن را داشت می توان به موارد زیر اشاره کرد.

⦁ طبقه بندی گروه های شغلی همراه با تعریف مشاغل گوناگون در یک سازمان توسط سامانه حضور و غیاب
⦁ پیاده سازی چارت سازمانی (سلسله مراتب پیشرفته سازمانی)
⦁ درج قوانین کاری به شکل آنلاین و همیشگی در سامانه حضور و غیاب نرم افزاری (سیاست‌های پیشرفته سازمانی)
⦁ امکان ثبت زمان ورود و خروج شناور در سامانه حضور و غیاب نرم افزاری
⦁ امکان ثبت زمان ورود و خروج گردشی (شیفت چرخشی) در سامانه حضور و غیاب نرم افزاری
⦁ مدیریت دورکاری پرسنل
⦁ مدیریت ناوگان و پرسنل دارای تردد در خارج از سازمان (افراد بازاریاب)
⦁ مدیریت مطلوب سامانه حضور و غیاب در تعجیل تا تاخیر ورود و خروج پرسنل
⦁ مدیریت صحیح سامانه حضور و غیاب بر شیفت های کاری
⦁ مدیریت لحظه ‌ای بر مرخصی ها
⦁ امکان مدیریت لحظه ‌ای بر تاخیر ها
⦁ توانایی ارسال پیامک، ایمیل و… از مدیریت به کارکنان و بالعکس در سامانه حضور و غیاب
⦁ عدم نیاز به دستگاه های حضور و غیاب
⦁ عدم نیاز به یک بستر شبکه ای در محل اداره یا کارخانه همراه با ایجاد یک سامانه حضور و غیاب نرم افزاری
⦁ دسترسی همیشگی به گزارشات کاری
⦁ عدم محدودیت در ذخیره سازی اطلاعات

حضور و غیاب آنلاین و کلان داده‌ها

غالبا جملاتی مانند وقت کافی وجود ندارد؛ خیلی گرفتار کارهای شرکتیم؛ کارهایمان عقب افتاده است و… از سوی مدیران و کارکنان یک شرکت به گوش می رسد. این در حالی است که به طور میانگین و با بررسی های میدانی محققان، ساعت کار مفید بسیار پایین تخمین زده شده است. البته عوامل زیادی باعث ایجاد این شرایط می شوند؛ مثلا عدم توزیع مناسب کار بین کارکنان، فشردگی کارها در برخی مقاطع زمانی، عدم شایسته سالاری در استخدام و… . اما آنچه به عنوان باوری مهم در رفع چنین مشکلاتی می تواند راهگشا باشد، اولا اعتقاد به مدیریت زمان و در ثانی احتساب اتلاف وقت، امری مردود و حتی گناه باشد. اما کلید راهگشا کجاست؟ بسیاری بر این اعتقادند که نرم افزارهای مدیریتی آنلاین قادر هستند تا برای حل این قبیل مشکلات، راه حل های موثری را ارائه دهند. این نگرش تا جایی ادامه پیدا کرد که پردازش و تحلیل کلان داده ها وارد ادبیات کسب و کارهای پیشرو شد. عبارت کلان داده یا big data اشاره به داده های سازمانی و غیر سازمانی بسیار بزرگی است که با ابزارها و دیتابیس های سنتی و معمولی قابل سازماندهی نمی باشند. بنابراین فعالیت کارگروه کلان داده که بر اساس نظر و مشارکت خود افراد فعال در جامعه بصورت همگانی و آزاد انجام می شود؛ بررسی روش های پیاده سازی کلان داده و یا همان big data را تسهیل می بخشد که در این راستا، مدیر منابع انسانی شرکت می تواند به امکان سنجی پیاده سازی حضور و غیاب آنلاین بپردازد. هر روزه مبحث حضور و غیاب آنلاین مبتنی بر کلود یا رایانش ابری، در ایران جذابیت و مقبولیت بیشتری پیدا می کند و به کسب نتایج و راهبردهای موثر در حوزه حضور و غیاب کارکنان کمک می نماید.

کلان داده‌ها و حضور و غیاب مبتنی بر آن ها مدت زیادی است که برای گردآوری حجم گسترده ای از داده‌ها استفاده می‌شود. حضور و غیاب آنلاین و تکنولوژی رایانش ابری در شرکت نانوواچ، چندسالی است که به کمک کارفرمایان آمده است. همچنین در بخش انتهایی این مقاله، راهبردهایی برای چگونگی استقرار این سیستم و ویژگی های محوری حضور و غیاب آنلاین نانوواچ به تفصیل بیان شده است.

ارزیابی عملکرد کارکنان چیست و چه گامهایی دارد؟

شما به عنوان مدیر یک کسب وکار، ممکن است که برخی از درخشان ترین کارمندان صنعت خود را استخدام کرده باشید. اما آیا آنها افرادی هستند با انگیزه و دارای توانایی‌های لازم؟ آیا آنها توانسته‌اند تا کنون نیازها و خواسته های سازمان را که از آنها انتظار می رفته، برطرف سازند؟

روشهای مختلفی وجود دارد، که می‌تواند افراد سازمان را به این آگاهی رساند که سازمان از آنها چه توقعاتی دارد و یا چه وظایفی بر عهده آنهاست و چگونه باید وظایف خود را به درستی به انجام برسانند. همچنین چگونه افراد می‌توانند تا در مسیر پیشرفت قرار بگیرند و بهره‌وری سازمان را افزایش دهند.

ارزیابی عملکرد کارکنان به مدیران این امکان را می دهد، تا عملکرد یک کارمند را در سطح فردی بررسی کند.
زمانی که یک کارمند مورد ارزیابی مجدد قرار می‌گیرد، به درک بهتر نقش و حرفه خود خواهد رسید و متوجه می‌شود که در حال حاظر سازمان چه انتظاراتی از وی دارد. در نتیجه باعث افزایش رضایت شغلی افراد شده و حتی روحیه تیمی را نیز افزایش خواهد داد.

حضور و غیاب آنلاین نانوواچ

با استفاده از اپلیکیشن نانوواچ می توانیم حضور افراد را با استفاده از موبایل خود مدیریت کنیم. این نرم افزار مبتنی بر فناوری رایانش ابری است و برای محاسبه حقوق و دستمزد سازمان ها طراحی شده است. روش کار با این برنامه بسیار آسان است. اگر در مورد رابط کاربری آن بخواهیم صحبت کنیم؛ این رابط کاربری بسیار جذاب و برای درک مشتریان ساخته شده است. با استفاده از این برنامه، گزارش های کاملی از حضور و غیاب کارمندان خود را در تلفن همراه مشاهده خواهید کرد. در نرم افزار حضور و غیاب آنلاین نانوواچ، از سیستم ردیابی حضور و غیاب کارمندان استفاده می شود تا مدیر منابع انسانی بتواند تعداد دقیق روزهایی که کارمند برای سازمان کار کرده و حتی تعداد مرخصی های گرفته شده را برآورد نماید. با استفاده از این سیستم هوشمند، پتانسیل کاری یک کارمند را می توان محاسبه کرد و بر این اساس، پرداختی های کارمندان صورت می پذیرد. سیستم حضور و غیاب آنلاین نانوواچ، اصلی ترین فعالیت منابع انسانی یعنی مدیریت عملکرد را تحت کنترل سیستم ERP قرار می دهد. سیستم مدیریت عملکرد نیز با سایر فعالیت های منابع انسانی یعنی بازاریابی کارکنان، گزینش کارکنان، توسعه کارکنان، تشویق و ایجاد انگیزه و مدیریت سرمایه های انسانی مرتبط می گردد.

مزایای اپلیکیشن نانوواچ

مزایای زیادی برای توجیه استفاده از اپلیکیشن حضور سنجی آنلاین نانوواچ وجود دارد که در ادامه به تعدادی از آن ها اشاره می کنیم همچنین در ویدیو زیر به صورت مختصر این ویژگی‌ها توضیح داده شده است که حتما پیشنهاد میکنیم مشاهده کنید:

⦁ نصب سیستم حضور و غیاب نانوواچ آسان است.
⦁ بسیار سریع کار می کند و رابط کاربری آن بسیار کاربر پسند است.
⦁ میزان دقت این اپلیکیشن بسیار بالا است.
⦁ برای سنجش و بررسی عملکرد کارکنان دورکار و یا در حال ماموریت، بهترین گزینه است.
⦁ قابلیت سازگاری با معماری منابع انسانی دارد.
⦁ در مقایسه با تجهیزاتی که شامل اسکنر و چاپگر هستند، بسیار ارزان قیمت است.
⦁ هیچ کس نمی تواند حضور و غیاب جعلی را ایجاد کند.
⦁ کارمندان می توانند کارت حضور و غیاب خود را گم یا فراموش کنند، اما نمی توانند بر هوش مصنوعی و سیستم رایانش ابری غلبه کنند.
⦁ دیگر نیازی به یادآوری پین، گذرواژه‌ها و الگوهای طولانی نیست.

بر گرفته از بلاگ نانوواچ: www.nanowatch.org