نحوه حذف نامه های الکترونیکی و بازیابی آن ها در Gmail

حذف نامه های الکترونیکی، یکی از مراحل پاکسازی صندوق پستی به شمار می آید، ولی در این حین، احتمال پاک شدن تصادفی برخی ایمیل های مهم نیز وجود دارد. در این مطلب به شما یاد می دهیم که چگونه ایمیل ها را پاک کرده و یا آن ها را در Gmail بازیابی کنید.

نحوه پاک کردن ایمیل در Gmail

حذف ایمیل ها لزوما یک کار سخت نیست، اما اگر نامه های زیادی در صندوق پستی وجود داشته باشند، این کار بسیار طاقت فرسا و زمانبر است. با استفاده از مرورگر وب یا رجوع به اپلیکیشن Gmail روی گوشی هوشمند یا تبلت، به راحتی می توانید پیام های الکترونیکی اضافی را پاک کنید.

نحوه حذف نامه های الکترونیکی از طریق مرورگر وب

یکی از مهم ترین مزایای حذف ایمیل ها از طریق مرورگر وب، قابلیت انتخاب و پاک کردن تمام پیام های موجود در یک دسته است. این قابلیت در اپلیکیشن موبایل مشاهده نمی شود.

برای شروع، یک مرورگر وب دلخواه را باز کرده و به حساب کاربری Gmail خود وارد شوید. سپس ایمیل های مورد نظر جهت حذف را با فشردن کلیک روی مربع کناری آن ها، انتخاب کنید. ظاهر شدن تیک در این مربع، به معنی انتخاب ایمیل است که به محض انجام این کار، به رنگ هایلایت آبی در می آید.

تمام ایمیل های اضافی را جهت حذف، انتخاب کنید. اگر مایل به حذف تمام نامه های الکترونیکی در صفحه هستید، می توانید با کلیک روی چک باکس موجود در بالای ایمیل ها، همه آن ها را انتخاب کنید.

شما می توانید تعداد ایمیل های قابل مشاهده در یک صفحه را تنظیم کنید. برای این کار، ابتدا روی آیکون Settings یا (چرخ دنده) کلیک کرده و دکمه See all Settings را انتخاب کنید. سپس در تب General، گزینه Maximum page size را به دلخواه تغییر دهید. حداکثر تعداد ایمیل های قابل نمایش در هر صفحه برابر با 100 است.

سپس به دنبال آیکون سطل زباله در بالای صفحه ایمیل ها بگردید. اگر نشانگر ماوس را روی این آیکون قرار دهید، عبارت Delete روی آن ظاهر می شود. البته اجازه ندهید که این عبارت شما را گول بزند، چون کلیک روی آیکون سطل زباله به معنای حذف واقعی ایمیل ها نیست. با این کار، پیام ها تنها به پوشه Trash منتقل می شوند. در واقع شما با ورود به این پوشه می توانید پیام ها را برای همیشه پاک کنید. البته پیام های وارد شده در پوشه Trash بعد از 30 روز به طور خودکار و دائمی حذف می شوند.

پس روی آیکون سطل زباله کلیک کنید تا ایمیل های انتخاب شده، به پوشه Trash منتقل شوند.

با این کار، یک اطلاع رسانی برای شما ظاهر شده که به انتقال پیام (های) انتخاب شده به سطل زباله اشاره می کند. اگر به طور تصادفی یک ایمیل اشتباهی را حذف کرده اید، تنها چند ثانیه وقت دارید تا با فشردن دکمه Undo، عملیات انتقال پیام ها به سطل زباله را باطل کنید. البته در صورت عدم کلیک به موقع روی دکمه Undo، باز هم می توانید ایمیل های پاک شده را بعدا بازیابی کنید (البته اگر خوش شانس باشید).

برای حذف نامه های الکترونیکی برای همیشه، به پوشه Trash در سمت چپ مراجعه کنید.

ایمیل های مورد نظر جهت حذف را از طریق علامت گذاری مربع کوچک در کنار آن ها، انتخاب کنید (و یا روی چک باکس بالای صفحه ایمیل ها کلیک کرده تا تمام آن ها انتخاب شوند). پس از هایلایت شدن نامه ها، روی گزینه Delete Forever کلیک کنید.

توجه داشته باشید که پس از کلیک روی گزینه Delete Forever، همه پیام ها پاک می شوند، و دیگر خبری از نمایش پیام تایید Are You Sure یا دکمه Undo نیست.

علیرغم ساده بودن فرایند حذف نامه های الکترونیکی، بازیابی آن ها کار چالش برانگیزی به شمار می آید. غیر ممکن نه، ولی دشوار است. پس پیش از فشردن دکمه Delete Forever و حذف دائمی پیام ها، از انتخاب خود مطمئن شوید.

نحوه حذف نامه های الکترونیکی از طریق اپلیکیشن موبایل Gmail

با استفاده از اپلیکیشن موبایل Gmail روی آیفون، آیپد و اندروید نیز می توان نامه های الکترونیکی اضافی و بیهوده را پاک کرد. برای این کار، ابتدا اپلیکیشن را باز کرده و روی آیکون دایره در سمت چپ ایمیل ضربه بزنید. در این صورت علامت چک در آن ظاهر می شود.

سپس روی آیکون سطل زباله ضربه بزنید تا ایمیل انتخاب شده به پوشه Trash منتقل شود.

در این حالت، یک پیام مبنی بر انتقال ایمیل به پوشه Trash برای شما ظاهر می شود. باز هم یک دکمه Undo روی صفحه به نمایش در می آید که با ضربه روی آن، می توان عملیات انتقال را باطل کرد. این دکمه پس از چند ثانیه ناپدید می شود، ولی باز هم امکان بازیابی ایمیل های منتقل شده به سطل زباله وجود دارد.

به همان شیوه گفته شده در قسمت بالا، می توان پیام های موجود در پوشه Trash را برای همیشه پاک کرد. روی آیکون منوی همبرگری در گوشه بالا سمت چپ صفحه ضربه بزنید.

در منوی ظاهر شده، انگشت خود را روی Trash بگذارید.

در پوشه Trash، روی آیکون دایره در سمت چپ ایمیل ضربه زده و سپس آیکون سه نقطه در گوشه بالا سمت راست صفحه را لمس کنید.

در این صورت یک منو در پایین صفحه برای شما ظاهر می شود. روی گزینه Delete Forever ضربه بزنید.

حال تمام ایمیل های انتخاب شده برای همیشه حذف می شوند.

اگر ایمیل های زیادی در پوشه Trash وجود دارند که از بیهودگی و حذف آن ها مطمئن هستید، می توانید روی دکمه Empty Trash Now در بالای صفحه ضربه بزنید تا تمام آن ها پاک شوند.

با این کار، پیامی مبنی بر تایید حذف دائمی پیام ها برای شما ظاهر می شود. در صورت اطمینان، روی دکمه OK ضربه بزنید.

پس از زدن OK، همه ایمیل ها از پوشه Trash پاک می شوند.

بازیابی ایمیل های حذف شده از Trash

علیرغم ساده بودن فرایند حذف نامه های الکترونیکی، بازیابی آن ها کار نسبتا دشواری است، اما غیرممکن نیست (البته اگر خوش شانس باشید).

توجه داشته باشید که انتقال یک ایمیل به هر پوشه دیگری به غیر از Trash، به معنی پاک کردن آن نیست. به هر حال، نکته مهم این است که پیام های منتقل شده به سطل زباله پس از 30 روز به طور خودکار و برای همیشه حذف می شوند.

تا قبل از مهلت سی روزه، می توانید به پوشه Trash رفته و پیامی که از حذف آن صرف نظر کرده اید را پیدا کنید. اگر شانس آورده و پیام مورد نظر هنوز حذف نشده باشد، ابتدا روی مربع کوچک کنار آن کلیک کرده و پس از انتخاب آن، آیکون Move To را فشار دهید. در گوشی موبایل روی آیکون دایره ای در سمت چپ ایمیل ضربه زده و آن را انتخاب کنید. سپس روی سه نقطه افقی در گوشه بالا سمت راست صفحه ضربه زده و آیکون Move To را لمس کنید.

در منویی که ظاهر می شود، روی مکان مورد نظر جهت انتقال ایمیل انتخاب شده، ضربه بزنید.

بدین ترتیب، ایمیل در پوشه انتخابی ظاهر شده و از فرایند حذف خودکار در امان می ماند.

درخواست از گوگل برای بازیابی در صورت حذف نامه های الکترونیکی اشتباهی

در صورت حذف نامه های الکترونیکی اتفاقی و اشتباهی، می توانید از گوگل درخواست کنید تا ایمیل های پاک شده را برای شما بازیابی کند.

برای این کار، به صفحه Gmail Message Recovery Tool رفته و اطلاعات حساب کاربری خود را تایید کنید. ایمیلی که در این صفحه نشان داده شده، همان ایمیلی است که به وسیله آن به حساب جیمیل وارد شده اید. اگر این ایمیل متعلق به شما نیست، آن را عوض کرده و با حساب کاربری خود به Gmail وارد شوید.

سپس برای تایید حساب ایمیل، روی گزینه Continue کلیک کنید.

در ادامه از شما خواسته می شود تا امنیت حساب کاربری خود را حفظ کرده و کلمه عبور فعلی را تغییر دهید. در این راستا، گوگل توصیه هایی را در خصوص نحوه افزایش امنیت حساب کاربری به شما ارائه می دهد. تنها کافیست تا روی آن ها کلیک کرده و با جریان پیش بروید.

در نهایت روی گزینه Continue کلیک کرده تا به مرحه بعد منتقل شوید.

حال از شما خواسته می شود تا بار دیگر اطلاعات حساب کاربری خود را تایید کنید (درست مثل مرحله اول). دکمه Continue را فشار دهید. پس از این کار، گوگل امکان بازیابی ایمیل های شما را مورد بررسی قرار می دهید.

پس از چند لحظه، با پیام خطا یا موفقیت رو به رو خواهید شد. در صورت نمایش پیام خطا، متاسفانه هیچ کار دیگری نمی توان کرد، چرا که ایمیل ها از سرورهای گوگل حذف شده اند. اما در صورت نمایش پیام موفقیت، ایمیل های شما در طی 24 ساعت آینده بازیابی می شوند.

در این حالت، ایمیل های شما در تب All Mail در سمت چپ صندوق پست ظاهر می شوند. همچنین می توانید از قابلیت جستجوی جیمیل برای یافتن ایمیل ها استفاده کنید.

بازیابی نامه های الکترونیکی جیمیل از طریق Workspace

سرویس Workspace ابزار و ویژگی های ممتازی را در اختیار کاربران قرار می دهد که در حساب کاربری رایگان Gmail وجود ندارد. در حساب های کاربری رایگان، ایمیل ها پس از 30 روز پاک می شوند. اما Workspace یک مهلت 25 روزه اضافی را برای کاربر مهیا می سازد. به بیان دیگر، ایمیل ها پس از 55 روز برای همیشه حذف می شوند و کاربر تا قبل از روز 55 ام می تواند ایمیل مورد نظر را بازیابی کند.

به منظور بازیابی ایمیل ها، باید ادمین Workspace باشید. در غیر این صورت، باید از ادمین Workspace بخواهید تا این کار را برای شما انجام دهد.

پس به حساب کاربری ادمین Workspace خود رفته و روی گزینه Users کلیک کنید.

سپس از لیست کاربران، روی کاربری کلیک کنید که می خواهید ایمیل ها برای او بازیابی شوند.

روی گزینه Restore Data در سمت چپ صفحه کلید کنید.

با این کار، پنجره Restore Data ظاهر می شود. بازه تاریخ مورد نظر برای بازیابی ایمیل ها را انتخاب کرده و گزینه Gmail را از کادر کشویی Application انتخاب کنید. سپس روی گزینه Restore کلیک کنید.

بدین ترتیب، یک پیام اطلاع رسانی، مبنی بر بازیابی داده ها در جیمیل کاربر در مدت زمان کوتاه، ظاهر می شود.

حذف پیام های الکترونیکی مهم، مسلما یک رویداد مضطرب کننده و استرس زا به شمار می آید. اگر قادر به بازیابی به موقع پیام های حذف شده نبودید، بهتر است یک نسخه پشتیبان از ایمیل های خود به وجود آورده و بدین وسیله از رخدادهای ناخوشیاند و تصادفی آتی جلوگیری کنید.