آموزش کامل بازیابی فایل های آفیس حذف شده
آیا شما یک فایل حیاتی را از دست داده اید و اکنون به دنبال بازگرداندن آن هستید؟ با استفاده از این آموزش می توانید اسناد آفیس (مانند ورد و ...) خود را با صرف کمترین زمان بازیابی کنید.
کلیک - هیچ چیز بدتر از آن نیست که سندی را که ساعت ها روی آن وقت گذاشته اید، از دست بدهید. چه فایل مورد نظر خراب شده باشد و چه حذف یا گم شده باشد، ساعت ها تلاش و زحمت شما به فنا خواهد رفت.
خوشبختانه، فایل هایی را که با مجموعه نرم افزاری آفیس (Microsoft Office) ایجاد می شوند، می توان با ترفند هایی بازیابی نمود، اگر چه در وهله اول به نظر می رسد که آن ها کاملا از روی سیستم حذف شده اند. برای انجام این کار روش هایی وجود دارد که می تواند شما را از یک فاجعه بزرگ نجات داده و فایل های مهم را به شما باز گرداند.
اسناد از دست رفته را بازیابی کنید
در قسمت زیر روش های بازیابی فایل ها و اسناد مهم آفیس را به شما آموزش خواهیم داد.
۱ . از ابزار بازیابی اسناد استفاده کنید
آفیس ۲۰۱۶ (Office 2016) دارای قابلیت پیش فرضی است که به شما کمک می کند اسنادی را که به دلیل توقف ناگهانی نرم افزار از دست رفته است را بازیابی کنید. این ساده ترین روشی است که می تواند اسناد شما را بازیابی کند، بنابر این قبل از امتحان روش های پیچیده دیگر، این روش ساده و سریع را امتحان کنید.
همان طور که در تصویر بالا مشاهده می کنید، بسیاری از کاربران هنگام خروج از نرم افزار Microsoft Word به صورت نا آگاهانه گزینه Don't Save را انتخاب می کنند که باعث می شود حجم زیادی از کارهای خود را در یک چشم به هم زدن نابود کنند و کل محتوای ایجاد شده را از دست بدهند. ولی خوشبختانه این نرم افزار یک کپی موقت از فایل ها ذخیره می کند تا در صورت بروز چنین اتفاقاتی شما را نجات دهد.
پس برای بازگردانی فایل از دست رفته، نرم افزار Word را مجددا اجرا کرده و یک سند جدید باز کنید. اگر نتوانستید پنجره document recovery (بازگردانی سند) را مانند تصویر بالا مشاهده کنید، مسیر زیر را دنبال کنید:
File > Manage Document > Recover Unsaved Documents
با انجام این کار شما با پنجره ای به نام Office's UnsavedFiles رو به رو می شوید که شامل پوشه فایل های ذخیره نشده آفیس می شود. هر کدام از اسناد که نرم افزار امکان بازیابی آن را داشته باشد با فرمت ASD قابل مشاهده است (این فایل ها به صورت خودکار توسط مجموعه آفیس ذخیره می شود). همان طور که مشاهده می کنید این فایل ها فاقد مشخصات هستند و شما برای این که بفهمید آیا فایل مورد نظر شما ذخیره شده یا نه، ناچارید از روی تاریخ آخرین ویرایش (Date modified) و یا به صورت آزمون و خطا آن ها را باز کرده و امتحان کنید.
۲ . فایل های موقت را آشکار کنید
گاهی اوقات اسنادی که خراب شده و یا حذف شده است، نسخه های موقتی از خود بر جا می گذارند که اکثر محتوای فایل اصلی را در خود دارند. این فایل های موقت معمولا از دید کاربر پنهان هستند، ولی آشکار سازی آن ها کار آسانی است.
در نوار جستجوی ویندوز عبارت File Explorer Options را تایپ کرده و نتیجه به نمایش در آمده که مربوط به کنترل پنل است را باز کنید. سپس به سربرگ View رفته و در کادر Advanced settings گزینه Hidden files and folders را بیابید.
در این بخش مانند تصویر بالا گزینه Show hidden files, folders and drives را انتخاب کنید. اکنون به پوشه ای که فایل های خراب شده و یا حذف شده در آن ذخیره شده بود بروید و به دنبال فایل هایی که با tilde شروع شده و با فرمت .tmp خاتمه یافته بگردید.
پس از این که فایل مورد نظر خود را با توجه به تاریخ ایجاد و ویرایش و سایز آن پیدا کردید، آن را تغییر نام داده و فرمت آن را به .docx تغییر دهید (اگر از نسخه آفیس ۲۰۰۳ یا پایین تر استفاده می کنید، فرمت را به .doc تغییر دهید). اکنون آن را باز کرده و ببینید که آیا همان فایلی است که به دنبالش بودید یا خیر. همچنین به یاد داشته باشید پس از آنکه کارتان با این بخش به اتمام رسید، مجددا مراحل ذکر شده در بالا را تکرار کرده و گزینه Don't show hidden files, folders of drives را در File Explorer Options انتخاب کنید.
۳ . سطل بازیافت را بررسی کنید
اگر چه این مورد بدیهی به نظر می رسد، ولی ممکن است آن را فراموش کرده باشید. Recycle Bin یا سطل بازیافت رایانه شما تمامی فایل هایی را که حذف می کنید در خود نگه می دارد، مگر اینکه آن را خالی کنید. این فایل ها می تواند شامل اسناد آفیس که به صورت دستی حذف شده اند و یا فایل های موقتی که در بالا به ان ها اشاره کردیم نیز باشد. بنابر این مطمئن شوید که گزینه Show hidden files, folders and drives در File Explorer Options فعال باشد و محتویات سطل بازیافت را بررسی کنید.
سطل بازیافت برای کاربرانی که با سرویس های آنلاین مایکروسافت مثل وان درایو و آفیس ۳۶۵ کار می کنند، می تواند نقش یک ذخیره ساز زنده را ایفا کند. اگر شما از یک حساب کاربری شخصی استفاده می کنید، فایل های حذف شده با رفتن به سطل بازیافت و یا Recycle Bin و استفاده از گزینه Restore قابل بازیابی است. البته اگر شما از حساب کاربری enterprise استفاده می کنید، باید به مجوز مدیریتی (administrator) دسترسی داشته باشید.
۴ . از نرم افزار های جانبی استفاده کنید
افراد زیادی از مایکروسافت آفیس استفاده می کنند و بسیاری از آن ها نیز اسناد خود را گم می کنند. برای بازیابی فایل های از دست رفته می توانید از ابزار های جانبی استفاده کنید. البته همه این ابزار ها دارای قدرت و قابلیت های یکسانی نیستند. بنابر این ما در اینجا دو عدد از بهترین آن ها را معرفی می کنیم.
نرم افزار Easy Office Recover به صورت ساده و مستقیم ابزاری کامل جهت بازیابی اسناد آفیس ارائه می کند. این نرم افزار حافظه رایانه را برای یافتن فایل های حذف شده و یا خراب شده اسکن می کند و سپس در یک پنجره پیش نمایشی از هر فایل را به نمایش می گذارد. بنابر این شما به راحتی می توانید به صورت روزنامه وار آن ها را بررسی کرده و سند مورد نظر خود را از بین آن ها پیدا کنید. با این روش مقدار زیادی از زمان شما صرفه جویی می شود، چرا که نیازی به باز کردن یک به یک فایل ها وجود ندارد.
البته این نرم افزار یک عیب بزرگ نیز دارد و آن قیمت بالای آن است. یک لایسنس شخصی این نرم افزار ۸۰ دلار برای شما هزینه خواهد داشت و بنابر این باید حساب کنید فایل های از دست رفته چقدر ارزش دارند. اگرچه نرم افزار های جایگزین رایگانی نیز وجود دارند که می توانند کار مشابهی را انجام دهند.
نرم افزار Recuva ابزاری است که قابلیت بازیابی فایل ها را به صورت رایگان در اختیار شما قرار می دهد. البته این نرم افزار برای قابلیت های پیشرفته تر و اقدامات پیشگیرانه نیاز به خرید لایسنس دارد. رابط کاربری این نرم افزار نسبت به Easy Office Recover کمی پیچیده تر است ولی به عنوان جایگزین رایگان گزینه مناسبی است.
یکی از مزایای Recuva این است که این نرم افزار می تواند علاوه بر اسنادی که توسط مایکروسافت آفیس ساخته شده، فایل های دیگری مثل تصاویر، موزیک ها یا چیز های دیگر را نیز با کمترین زحمت بازیابی کند. همچنین این نرم افزار دارای یک سیستم راه اندازی ویزارد است که به کاربران مبتدی کمک می کند راحت تر این فرایند را سپری کنند.
پیشگیری بهتر از درمان است
بهتر است قبل از اینکه در شرایطی قرار بگیرید که اسناد مهم خود را از دست داده و زانوی غم بغل بگیرید، از تنظیمات نرم افزار مایکروسافت آفیس استفاده کرده و قابلیت های محافظتی آن را فعال کنید.
برای این کار یکی از نرم افزار های مجموعه آفیس را باز کرده و به File > Options مراجعه کنید. ابتدا به بخش Save بروید و مطمئن شوید گزینه Save AutoRecover information every ___ minutes فعال بوده و مقدار آن را به زمان کوتاه تری کاهش دهید (این گزینه به صورت خودکار در زمان مشخص شده اطلاعات موجود را ذخیره می کند). سپس گزینه Keep the last autosaved version if I close without saving (آخرین نسخه ذخیره شده را در صورت بستن شدن نرم افزار بدون ذخیره سازی نگه داری کن) را تیک بزنید.
سپس به بخش Advanced رفته و عنوان Save را بیابید. در اینجا نیز گزینه Always create backup copy را فعال کنید تا نسخه های پشتیبان از فایل ها ایجاد شود.
با فعال کردن این گزینه ها، شما در مواقع ضروری شانس زیادی برای داشتن نسخه پشتیبان از کار های خود دارید که می توانید آن ها را بازیابی کنید. اگر چه فعال کردن این قابلیت ها به چند کلیک نیاز دارد، ولی می تواند بعدا زمان و زحمت شما را به شدت کاهش دهد.
منبع: makeuseof