آموزش مرحله به مرحله شرکت در یک سمینار یا رویداد خارجی (قسمت اول)

کلیک- متاسفانه در ایران منبع مناسبی برای شناخت و معرفی انواع رویدادهای علمی و یا نحوه ی شرکت جستن در این موارد موجود نیست و کشور ما در این زمینه ضعف هایی دارد که با وجود تلاش مسئولین ذیربط هنوز این موضوع چشمگیر است. شما در صورتی می توانید از این رویدادهای مهم بهره مند شده یا شرکت کنید که به مدارج بالای علمی رسیده باشید و چندبار تجربه داشته باشید. آگاهی از این رویدادها و شرکت جستن در این سمینارها خود ماجرای دیگری است. در این مقالات سعی داریم که ضمن معرفی انواع رویدادهای علمی، مراحل شرکت کردن و حتی نحوه ی ارائه ی موفق را برای شما بازگو کنیم.

شاید هنوز برایتان تفاوت میان کنگره، کنفراس، سمینار و یا ورکشاپ به طور دقیق مشخص نباشد. در ابتدا به طور مختصر به معرفی این رویدادها می­پردازیم تا در مورد هر کدام از آنها با ذهن بازتر و اندیشه دقیق تر آشنا شوید.کارگاه یا ورک شاپ رویدادی است کوتاه مدت که با هدف آموزش، تبادل اندیشه و تجربه و ارائه روش های نوین علمی ایجاد می­شود. در یک کارگاه معمولا تعداد محدودی مشارکت دارند و در مورد موضوعی خاص به طور دقیق بحث می­کنند. کارگاه­ ها طیف گسترده ای از موضوعات از علوم اجتماعی، هنر و اقتصاد تا فناوری و اطلاعت را پوشش می­دهند. هدف از ایجاد یک کارگاه بیش از انتقال و آموزش دانش، انتقال تجربیات و مهارت­هاست.

کنگره در تعریف آکادمیک به گردهمایی­ هایی گفته می­شود که توسط افرادی با ویژگی­ های مشابه و متعلق به حرفه، رشته، و یا گروهی خاص، برای تبادل نظر، بحث وتصمیم گیری در مورد موضوعی ویژه ایجاد می­شوند. تعداد شرکت­ کننده ­ها در یک کنگره زیاد است و گاهی این تعداد تا هزاران نفر نیز می­رسد. همچین این رویداد با فاصله زمانی مشخصی (اغلب یا دوساله) تکرار می­شود و مدت برگزای آن کوتاه است. در کنگره­ ها علاوه بر اعضای اصلی از سازمان­ های حمایت­ کننده نیز دعوت به عمل می ­آید. کنگره های بین المللی یا جهانی معمولاً با فواصل بیش از یک سال و کنگره های ملی با فواصل یک ساله برگزار می شوند.

کنفرانس­ ها به گردهمایی­ هایی گفته می­شود که به منظور بحث، مذاکره، مشاوره و یافتن پاسخی برای یک موضوع خاص تشکیل می­گردد. کنفرانس­ ها در مقایسه با کنگره ­ها دارای شرکت­ کننده های کمتر و زمان کوتاه ­تری هستند و اهداف کوچک تری را دنبال می­کند. معمولاً کنفرانس ها در یک مرکز اجتماعات" Convention Center" برگزار می­ شود و شرکت­ کننده­ ها می­توانند با استفاده از تجهیزات ارتباطی نوین مانند ویدئوکنفرانس از راه دور با هم ارتباط برقرار ­کنند و به بحث و تبادل نظر بپردازند.

سمینار در حقیقت نوعی کنفرانس است که برای تبادل اطلاعات میان گروهی کوچک از افراد با علایق یا تحصیلات و یا آموزش های مشابه تشکیل می­شود. سمینارها می توانند شامل جلسات گروهی دانشجویان باشد که همگی در یک موضوع خاص پژوهش و مطالعه می­کنند و نتایج تحقیقات خود را در اختیار هم می­گذارند. این برنامه معمولاً به صورت خودمانی برگزار شده، روی بخش کوچکی از یک موضوع صحبت می شود و شنوندگان در هر بخش از آن می توانند سخن گوینده را قطع کرده و سؤال کنند. بهرحال انواع مختلف سمینار وجود دارد ولی اساساً نوعی بحث آزاد برای تقویت مهارت های اعضاست. این همایش معمولاً در محل سالن کنفرانس یا آمفی تئاتر برگزار می شود.

در این مطلب تلاش شده تا با مراحل اداری ارائه یک مقاله و شرکت در کنفرانس­ های بین المللی آشنا شوید اما قبل از اینکه برای شرکت در یک کنفرانس داخلی یا خارجی تصمیم بگیرید، نخست باید هدفتان را از شرکت در این رویدادها مشخص کنید. آیا شما به دنبال انتشار مقاله‌تان در یک مجمع علمی هستید یا می‌خواهید شبکه ارتباطات‌تان را وسیع‌تر کنید؟ چه نوع مخاطبانی برای شما اولویت دارند، دانشگاهیان یا افراد حرفه‌ای صنعت؟ قصد ادامه تحصیل دارید یا فرصتی برای ارائه دیدگاه برای‌تان کافی است؟ در هر صورت با شرکت در یک کنفرانس هم میزان معلومات خود را افزایش داده­ اید و هم به واسطه افزایش مخاطبان فرصت­های بیشتری را برای آینده خود به­ دست آورده ­اید. علاوه براین، کنفرانس­ های بین­ المللی دارای اعتبار و فرصت­ های بیشتری نسبت به مشابه داخلی خود هستند. در این رویداد­های جهانی، شما هم امکان ارائه ایده­های خود به طیف وسیع­ تری از مخاطبان را دارید و هم تجربیات و مهارت­های بیشتری در ارتباط با معلومات خود کسب می­کنید. همچین، ذکر این نکته لازم است که متاسفانه بیشتر سمینارها و کنفرانس‌های داخلی از ضعف‌های مدیریتی و اجرایی بسیاری چه در هنگام فراخوان، چه در هنگام ثبت‌نام و چه در طول برگزاری رنج می‌برند. درحالی که به طور معمول این ضعف­ها و کمبودها در سمینارها و کنفرانس‌های بین المللی بسیار کمتر است و برای کسانی که تجربه شرکت در هر دو مورد را داشته ­اند این تفاوت کاملا محسوس است.

چگونه از برگزاری یک کنفرانس مطلع شویم؟

می توان گفت که در حال حاضر بهترین منبع یافتن اطلاعات در مورد سمینار های بین المللی، اینترنت است. ولی ذکر این نکته هم لازم است که قانونی برای ثبت سمینار در سایت های خاص وجود ندارد، اما سایت های مختلفی در زمینه های تخصصی، سمینار های مرتبط با رشته ها را به صورت دسته بندی شده ارائه می­کنند. سایت http://www.conferencealerts.com یکی از بهترین منابع جستجوی موضوعی سمینار هاست.

نحوه ی جستجوی کنفرانس یا سمینار مورد نظر را با این دستورالعمل انجام دهید:در صورتی که می خواهید با جستجوهای متفرقه به دنبال موضوع خاصی باشید، توصیه می گردد به جای جستجوی کلمات تخصصی، کلمات عمومی تر را به همراه دو کلمه Calendar و Conference (به معنای کنفرانس و تقویم)جستجو نمایید. به طور مثال برای یافتن سمیناری در ارتباط با طراحی دوچرخه، کلمات Transport + conference + calendar را جستجو نمایید. نتایج این نوع جستجو شما را به سمت سایت هایی هدایت می کند که لیست متنوعی از سمینار های مرتبط و نیمه مرتبط را به شما معرفی می کنند و در نتیجه ممکن است بتوانید موضوع مورد نظر را در سمینار نیمه مرتبط دیگری بیابید.

علاوه بر اینترنت، ارتباط اطلاعاتی دانشجویان با یکدیگر نیز می تواندیک منبع اطلاعاتی مهم باشد که معمولا مورد غفلت قرار می گیرد. متاسفانه به کرّات دیده شده است که پس از پایان یافتن موعد ارسال مقالات، در حالی که دانشجویان زیادی برای شرکت در سمینار اقدام کرده اند، گروه دیگری از دانشجویان از بی اطلاعی در مورد برگزاری سمینار شکایت دارند.

دستیابی به اطلاعات کاملی از یک کنفرانس:

در وب­ سایت سمینار اطلاعات بسیار کاملی در مورد اهداف سمینار، محورهای سمینار، برگزارکنندگان آن، زمان برگزاری، محل اقامت، هزینه سمینار و… داده می­ شود. به همراه این اطلاعات، یک فرم ثبت‌نام نیز قرار داده شده که در آن خواسته شده که در صورت رضایت برای شرکت در سمینار، گزینه‌ای را تیک بزنیم؛ گیاه‌خوار بودن‌مان را مشخص کنیم؛ در صورت داشتن همراه، تخت‌خواب اضافه درخواست کنیم و اگر به چیز خاصی آلرژی داریم، آن را مشخص کنیم و سپس آن را به صورت آنلاین ارسال و یا به شماره و ایمیل بخش خدمات فکس و یا ارسال کنیم.

هزینه شرکت در سمینار هم در این سایت مشخص شده که گاهی ممکن است در روز نخست سمینار، به صورت نقدی یا با کارت اعتباری گرفته ‌شود و دیگر خبری از وارد کردن کد ملی، اسکن فیش واریزی به حساب بانک تجارت شعبه دانشگاه، همراه داشتن گواهی اشتغال به تحصیل و… که در سمینارهای داخلی مرسوم است، نیست (متاسفانه برنامه ریزی و رزرو بسیاری از این موارد بدین صورت در سمینارهای داخلی دیده نمی شود).

نکته جالب دیگر اینکه ممکن است یک سایت ویکی مرتبط با کنفراس راه اندازی شود که هدف آن در اختیار گذاشتن اطلاعات ورود به کنفراس برای شرکت‌کنندگان است تا شرکت‌کنندگان بتوانند با همدیگر ارتباط برقرار کنند و به عنوان مثال بتوانند با همدیگر هماهنگ کنند تا در یک ساعت مشخص به فرودگاه نزدیک محل برگزاری برسند و از آنجا یک تاکسی کرایه کنند تا هزینه‌های سفرشان پایین بیاید. به نظر من این مساله حتی در سمینار‌ها و سمینارهای داخلی هم باید در نظر گرفته شود. چه اشکالی دارد حتی برای شرکت‌کنندگان داخلی هم در بخشی از وب‌سایت سمینار، مسیرهای از ترمینال، راه‌آهن و فرودگاه تا محل برگزاری را کامل نشان دهیم تا شرکت‌کنندگانی که برای اولین بار به آن شهر می‌آیند، بتوانند با کمترین هزینه خود را به محل برگزاری برسانند.

علاوه بر موارد بالا، در سایت سمینار نیز اطلاعات جانبی زیادی در ارتباط با سمینار قرار داده شده است. به عنوان مثال، در بخشی از آن، ممکن است نوشته شود که اگر به سرویس نگه‌داری بچه خردسال احتیاج دارید، موضوع را با بخش خدمات در میان بگذارید و یا حتی به نوع سیستم‌عامل‌های کامپیوترهای مرکز برگزاری اشاره می­شود. ممکن است در بخشی دیگر به وضعیت آب و هوای شهر محل برگزاری سمینار اشاره شود تا به عنوان مثال شرکت کننده به علت سرد بودن هوا بتواند با خودش لباس گرم بیاورد. همچنین تعجب نکنید اگر به شما پیشنهاد شود که یک جفت کفش پیاده‌روی هم برای گشتن مناطق ییلاقی اطراف مرکز هم همراه خودتان بیاورید!! حتی ممکن است به وجود یک اتاق موزیک با یک پیانوی گراند و دیگر آلات موسیقی هم اشاره شده باشد. پس خوشحال باشید. همچنین در وب­سایت مربوطه زمان صرف شام سمینار به صورت دقیق مشخص شده که معمولا از ساعت ۶ بعدازظهر شروع می‌شود و تا صبح روز بعد ادامه خواهد داشت. علاوه براین یک غذای گیاهی هم برای افراد گیاه‌خوار در طول برگزاری سمینار سرو می­شود. توضیحات مربوط به دسترسی به اینترنت هم که از موارد بدیهی است که در تمامی سمینار­های بین ­المللی معتبر به آن اشاره می­شود و در بخشی از سایت توضیح داده می­شود که در زمان اقامت در کشور برگزار کننده در صورت بروز مشکل، چطور می‌توانید به مترجم و یا پلیس دسترسی داشته باشید.

همچنین شما می­توانید به راحتی با منشی دبیر علمی سمینار از طریق ایمیل ارتباط برقرارکنید و مشکلات و سوالات خود را به راحتی بپرسید و در زمان کوتاهی جواب خود را دریافت کنید.

چگونه برای کنفرانس مقاله ارسال کنیم؟

این سوالی است که در ابتدا ذهن شرکت کنندگان آماتور را درگیر می کند باید به شما بگوییم که در حال حاضر ارتباط اداری با برگزار کنندگان سمینار ها به صورت آنلاین انجام می شود. معمولا نهاد برگزار کننده، یک آدرس ایمیل را به عنوان روابط عمومی سمینار اعلام می کنند که علاوه بر امر رسیدگی به دریافت مقالات، به سوالات عمومی نیز پاسخ داده می شود این سوالات می تواند در مورد سفر و سایر مسائل نیز پاسخ می دهند. علاوه بر این یک فایل دستورالعمل شرکت در سمینار وجود دارد که زمان سمینار، مهلت ارسال مقالات، استانداردهای نوشتن abstract و اصل مقالات، قوانین حقوقی و... را به اطلاع شرکت کنندگان می رساند.(توصیه می شود که این موارد را با دقت مطالعه فرمایید)

در مرحله اول باید خلاصه مقاله که Abstract نامیده می شود مطابق استانداردهای اعلام شده در راهنمای سمینار، برای تایید اولیه به سمینار ارسال شود. پس از تایید Abstract مهلت مجددی برای ارسال اصل مقاله به شما داده می شود که به طور معمول یک تا دو ماه با زمان برگزاری سمینار فاصله دارد. بهتر است اصل مقاله زودتر از مهلت داده شده ارسال شود تا اگر اشکال علمی یا ادبی به آن وارد شد، زمان کافی برای اصلاح وجود داشته باشد. ارسال مقاله ممکن است از طریق صفحات ویژه سایت سمینار یا از طریق ارسال ایمیل به آدرس مشخص شده باشد.

اگر در مورد هزینه ی این مراحل سوالی در ذهنتان ایجاد شده است با بگوییم که که ارسال مقاله برای سمینار ها معمولا هزینه ای ندارد. ولی برای شرکت حضوری در سمینار مبلغی با عنوان حق ثبت نام باید پرداخت شود. به دلیل مشکلات انتقال بین المللی پول، بسیاری از برگزارکنندگان، حق ثبت نام را در اولین روز حضور در محل سمینار دریافت می کنند (on desk payment) که لازم است با مکاتبه با مسئولان سمینار از امکان این نوع پرداخت اطمینان حاصل کنید.( حق ثبت نام های بین المللی به دلار یا یورو پرداخت می شود و شما می توانید از طریق صرافی ها اقدام بفرمایید.)